6 רעיונות וטיפים של ארגון משרד הפנים
אם אתה עובד מהבית, חיוני שתגן על סביבת העבודה שלך ועל העסק שלך על ידי פיתוח תוכנית לניהול משרדים. בין אם מדובר במיקור ריהוט משרדי ביתי ארגונומי ובין אם מדובר בפיתוח תוכנית גיבוי במקרה של תקלות במחשב ובאינטרנט, ניהול משרד ביתי טוב יבסס את המקצועיות שלך ויגדיל את הרווחים שלך.
טיפים לניהול משרד ביתי
1. הקימו סביבת עבודה נפרדת
חכם ליצור תחושת נפרדות במשרד הביתי שלך, אפילו אם סביבת העבודה שלך היא חלק מחדר אחר או בפינה במרתף שלך. למרות שבעצם השימוש לא תמיד בחדר נפרד אפשרי, נסה כמיטב יכולתך לזהות מקום בבית שיהיה "אזור המשרדים" שלך. אם אין לך קירות או מחיצות לאזור המשרד שלך, אתה יכול ליצור גבולות נפשיים על ידי הגבלת פעילויות העבודה שלך (כולל שיחות טלפון ומענה לדוא"ל) למיקום זה.
ישנן מספר סיבות מדוע חשיבות ספציפית לניתוק שטח בביתך לעבודה בלבד:
- חלל משרדי ביתי מוגדר בבירור מציב גבולות גם לך וגם לבני הבית. ילדים, שותפים לחדר, בני זוג ושותפים ילמדו לכבד את הצורך שלכם להתרכז בעבודה שלכם אם הם יכולים לזהות בקלות מתי אתם עובדים ולא זמינים להתמודדות עם סוגיות אישיות או משפחתיות..
- זה מפחית את הסיכון להפסדת ניירת וציוד הקשורים לעבודה בשאר חלקי הבית.
- זה עוזר לך ליצור נוכחות מקצועית כשאתה נפגש עם לקוחות.
- אם אתה מתכנן לבצע ניכוי מס של משרד הבית, קל יותר להתגונן מפני ביקורת אם אתה יכול להראות שעבודתך מתרחשת באזור הבית שלך המשמש אך ורק לעבודה..
2. עבור פרו עם ציוד משרדי וריהוט
ערכת השולחן והכסא העתיק של סבתא שלך אולי נראית יפה, אבל זה כנראה סיוט ארגונומי וארגוני. ודא שיש לך כסא משרדי נוח ושולחן מחשב מעוצב היטב במשרד הביתי שלך, כדי לעזור לך להגן על עצמך מפני מאמץ גוף ולהפחית את העומס.
אינך צריך לקנות את החפצים החדשים האלה - עיין ב- Craigslist כדי למצוא אנשים ועסקים המוכרים ריהוט משרדי ישן. אפשרות נוספת היא למצוא אם חנויות ריהוט משרדי בסביבתך העוסקות בריהוט משומש - חלקם אפילו עשויים לספק. שמור את עיניך קלופות לכל מכירות שאינן עסקיות, מכיוון שהחנויות הללו מוכרות לרוב את אביזריהם, ריהוט משרדי ואפילו מכונות משרדיות (כמו מחשבים ומדפסות) תוך ניסיון לחסל את המלאי.
3. קבע חשבונות דואר אלקטרוני וטלפון נפרדים
כשמדובר בתקשורת, עדיף להימנע מערבוב עסקים להנאה. אינך רוצה שילדיך יענו לשיחת הטלפון של לקוח ואינך רוצה להסתכן בהכללת לקוח בהודעת דוא"ל המונית המכילה את המילה האחרונה של lolcats. קל גם להתעלם או להחמיץ מיילים והודעות של לקוחות אם הם נכנסים לתיבות הדואר והחשבונות האישיים שלך.
אם אינך רוצה לטרוח עם קו טלפון נפרד, אתה עדיין יכול לקבל מספר ייעודי המתחבר לתיבת דואר קולית, ומאפשר לך לקבל הודעות מלקוחות ומלקוחות פוטנציאליים כך שתוכל לחזור אליהם בשעות הפנאי שלך..
4. השתמש בשירותי משרד הפנים
בדוק את שירותי המשרד / העסקים המוצעים על ידי חנויות העתקות מקומיות, כמו גם רשתות ארגוניות, כמו FedEx Office או חנות UPS באזורך. רבים מהמקומות הללו מכוונים את שירותיהם לבעלי עסקים קטנים וביתיים שאין להם חדר דואר או שאינם יכולים להרשות לעצמם לשכור צוותי תמיכה.
השירותים משתנים לפי מיקום, אך בנוסף להציע שירותי העתקה, תיבות דואר פרטיות ומשלוח חבילות, חנויות אלה עשויות גם לקבל חבילות בשמך (וזה חשוב אם תקבלו משלוחים רבים) ואף עשויות לספק ללקוחות חופשיים ונמוכים עלות גישה למחשב.
5. ערוך תכניות גיבוי
אף אחד לא רוצה לחשוב על אירועים שעשויים לפגום בעסק שלהם, אבל אם אתה בעל עסק קטן חשוב שתעשה זאת. אם אתה לא מזהה איומים על העסק שלך, תצטרך לערבל כאשר הדברים לא יתנהלו כמתוכנן.
מאסונות טבע למחלות ממושכות, שינוי בנסיבות יכול להביא לסיום העסק שלך אם אינך מסוגל להמשיך לעבוד. אפילו בעיה לטווח קצר, כמו הפסקת חשמל או תקלה במחשב, עלולה לפגוע בעסק שלך אם אינך מצליח לעמוד בתאריך היעד של הלקוח או לעבד הזמנות ביעילות..
תכנון לאירועים מרכזיים
אסונות טבע, טרור, אי שקט אזרחי או התפרצויות מחלות יכולים להשפיע הרסנית על עסקים גדולים וקטנים כאחד, ואפילו התוכניות שהוצבו בצורה הטובה ביותר עשויות להקשות על בעלי עסקים בודדים להפעיל את עסקיהם שוב בעצמם. מינהל עסקים קטנים בארה"ב מציע מידע נרחב על תכנון אסון עסקי באתר האינטרנט שלו, יחד עם מידע על תוכניות ממשלתיות שיכולות לעזור לבעלי עסקים להקים מחדש פעולות לאחר אירוע גדול שגורם הפרעה בקהילה.
תכנון לא צפוי
דברים שיכולים לשבש את היכולת שלך לבצע עבודה כוללים תקלות חשמל ותועלת, כשלים בציוד, מחלה, פציעה ומצבי חירום משפחתיים. בעוד שחלק מנסיבות אלה אינן נמנעות, אתה מסתכן באובדן לקוחות ולקוחות אם אינך מצליח לעמוד בלוחות זמנים, לשלוח מוצרים במועד, או פשוט לספק את רמת השירות הרגילה שלך.
להלן כמה רעיונות לניהול תרחישים נפוצים:
- זהה מקומות להתחברות מקוונת. בדוק בשכונה שלך מקומות שמציעים WiFi ומאפשרים ללקוחות להשתמש בשירות לפרקי זמן ארוכים. בתי קפה, חנויות העתקות, חנויות משלוחים וספריות ציבוריות הם כל המקומות הפוטנציאליים למצוא WiFi. בתיהם של חברים ובני משפחה עשויים להיות גם מקומות טובים להגיע לאינטרנט - רק הקפידו להתקשר ולשאול לפני שתצליחו! זהה כמה נקודות חמות ידידותיות לעבודה באזורך ורשום את שעות הפעילות שלהן כדי שלא תבזבזי זמן לעבור ממקום למקום כאשר האינטרנט שלך יורד.
- הסתכל בפס רחב של תשלום כמתכוון לך. עם מודם USB ופס רחב בתשלום, אתה יכול להישאר בבית למקרה ששירות האינטרנט הרגיל שלך ייכבה.
- טכנולוגיית גיבוי. אמנם כדאי לשמור גיבויים של הקבצים והפרויקטים שלך, אך יש לך גם טכנולוגיית גיבוי זמינה למקרה שהמחשב שלך יעבור. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא לרכוש מחשב נייד או נטבוק לא יקר שתוכלו להשתמש בו אם המחשב הראשי שלך ייפול. אמנם אתה יכול לשמור על דגם שולחן עבודה ישן יותר בהישג יד במקום זאת, הוא אינו יכול להיות נייד או טעון, מה שהופך אותו לחסר תועלת אם אתה סובל מהפסקת חשמל במקביל לתקלה במחשב. אתה יכול גם לבדוק שירותי גיבוי כמו Backblaze ו- Mozy.
- קנה מקור כוח ללא הפרעה (UPS). UPS יכולה להגן על המחשב שלך מפני נחשולי מתח ולתת לך מספיק זמן לכבות את מערכת שולחן העבודה שלך - כמו גם לשלוח דוא"ל מהיר ללקוחות שיידע אותם שתהיה לך כוח לזמן מה. אתה יכול למצוא מקורות כוח ללא הפרעה באמזון במחיר נמוך מ- 50 $.
- שמור עותק קשיח של מידע חשוב. כדאי לקבל העתק קשיח של פרטי הקשר של הלקוח שלך, כך שתוכל לשמור על קשר איתם גם אם אינך יכול לגשת לאינטרנט או לקבצי המחשב שלך..
6. דע מתי הגיע הזמן לעבור לחלל חדש
בעוד שאנשים רבים מסוגלים להפעיל עסק ביתי בהצלחה, בסופו של דבר אתם עלולים להגיע לנקודה בה כבר לא מעשי לעבוד מהבית, לפחות במשרה מלאה. אולי אתה צריך להיפגש באופן קבוע פנים אל פנים עם לקוחות, לאחסן מלאי רב או לעבוד בסביבה עם פחות הסחות דעת..
שקול חללי שיתוף עובדים המאפשרים לך לשכור שולחן בחלל משרדי משותף אם אינך יכול להרשות לעצמך או לא תזדקק למשרד מלא. חללים רבים המשותפים לעבודה מאפשרים לך לשכור מקום בהתאם לצרכים שלך, כך שלא תצטרך להתחייב לחוזה במשרה מלאה אם כל מה שאתה צריך זה מקום לפגוש לקוחות פעמיים בכל חודש. אפשרות נוספת היא שיתוף משרדים, המאפשר לך להתחבר לשוכר משרדים או בעלים אחר לחלוק את עלויות המשרד.
מילה אחרונה
האתגרים של עבודה מהבית והתגמולים יכולים להישאר באיזון כשאתם מקימים משרד ביתי שמתפקד היטב. זכור ששום משרד לא מנהל את עצמו. קבלת החלטות טובות והפעלת משמעת עצמית יסייעו לכם לנהל את העסק בצורה חלקה לאורך זמן.
מהם הטיפים הטובים ביותר שלך לניהול יעיל של משרד הביתי או סביבת העבודה שלך?
