כיצד ליצור מערכת תיוק ביתית לשמירת רשומות

אולם השלמת המסים השנתיים שלך אינה הסיבה היחידה להחזיק מערכת תיוק טובה. חשוב להחזיק קבלות כדי להראות כמה שילמת עבור רכוש והשקעות, כמו גם כדי להוכיח מתי בוצעו הרכישות. כמעט בלתי אפשרי לקבל הלוואה מבלי לחשוף רישומים על הכנסותיך והוצאותיך.

מעקב אחר ניירת הוא הכרח והוא יכול לגרום לבעיות לא מוכנים ולא מאורגנים. עם זאת, יצירת מערכת הגשת בית הגיונית יכולה להיות די פשוטה.

הגדרת מערכת תיוק

אם טרם המרת למערכת נטולת נייר לאחסון מסמכים, אתה עדיין יכול לנהל בקלות מערכת כדי לעקוב אחר כל הרשומות שלך.

1. רכישת ציוד נחוץ

בקר בחנות לציוד משרדי המועדף עליך ובצע את הרכישות הבאות:

קובץ כיס בגודל אותיות אחד שמתרחב לשלושה סנטימטרים וחצי (כ- $ 3)
מספר תיקיות קבצים (פחות מ- $ 1 לכל אחת)
תוויות לתיקיות הקבצים שלך (כ- $ 3 לחבילה של 250 תוויות)

2. צור תוויות

תייג את התיקיה המתרחבת לשנה. לאחר מכן, צור תווית עבור כל תיקיית קבצים כדלקמן:

הוצאות אישיות, כמו בגדים, ספרים, מצרכים ובילויים
רפואי / שיניים
שטרות שירות
רכישות גדולות ושיפורי בית
דפי בנק
השקעות
הצהרות וכרטיסי אשראי
שלם דלפקים
רשומות מס

3. ארגן את המסמכים והקבצים שלך

לאחר שתווית התיקיות שלך תתחיל לארגן את מערכת הגשתך. ככל שהשנה מתקדמת, אתה יכול להוסיף תיקיות נוספות כדי להחזיק קבלות עבור קטגוריות חדשות שעליך לעקוב אחריהן, כמו הוצאות לחינוך, חיות מחמד או נסיעות..

מקם את תיקיות הקבצים שלך בתוך התיקיה המתרחבת ושמור על מערכת התיוק שלך תקועה בבטחה במגירה או בארון תיוק. בכל פעם שאתה מבצע רכישה או תשלום בחשבון, עשה זאת להרגל למקם את הקבלה מייד בתיקיה המתאימה.

כדי לעזור להישאר בתשלומי החשבונות, צור תיקיה שכותרתה "שטרות לשלם." שמור תיקיה זו במיקום גלוי במיוחד, כך שתזכרו לעבור אותה באופן קבוע כדי לשלם את החשבונות המצטיינים שלך. לאחר תשלום כל חשבונית, הכנס את הרשומה לתיקיה המתאימה במערכת הגשתך.

עליך גם ליצור תיקיה שכותרתה "צריך תשומת לב." לדוגמה, אם אתה צריך לבצע בירור לגבי חיוב חשוד בכרטיס האשראי שלך, או אם אתה צריך ליצור קשר עם ספק שלא נתן לך אשראי על כך ששילמת את החשבון האחרון שלך, עליך לשמור רשומה או תזכורת ב תיקיה זו.

שיטת תיוק יומית

על ידי הטמעת מערכת זו, אתה יכול לצמצם את הזמן שאתה מבזבז בחיפוש בעיתונים מפוזרים על ידי סידור הקבצים שלך בקבצים מסודרים, עם תווית מתאימה. צור שגרת יומי כדי לשמור על הקבצים שלך בצורה אחידה ומתוחזקת:

אסוף את הדואר ועבר אותו בשולחן העבודה או בשולחן המטבח שלך.
פתח את כל פיסת הדואר והניח בצד דואר זבל ומעטפות למחזור.
מקם חשבונות בתיקייה "שטרות לשלם".
מקם קבלות בתיקיה המתאימה. לדוגמה, יש להכניס סיכומי שירותי רפואה בתיקיית "רפואה / שיניים".
כל מה שזקוק לתשומת לב מיידית צריך להכנס לתיקיית "הצרכים שלך" כדי שתוכל לטפל בה במהירות.

מה לשמור ולמשך כמה זמן

ברוב המקרים, עליך לשמור רשומות במשך שלוש שנים לפחות, מכיוון שמס הכנסה בדרך כלל מחפש שלוש שנים להיסטוריה שלך במהלך ביקורת מס. עם זאת, מס הכנסה רשאי לבחור לחפש שלוש שנים נוספות בהיסטוריה שלך, ולכן מסיבה זו רצוי לשמור רשומות במשך שש שנים.

להלן מספר רשומות שכדאי לשמור במשך שש שנים:

קבלות על כל ניכויים שרשמת בהחזרי המס שלך
הצהרות תיווך לעסקאות המדווחות על החזר המס שלך
רשומות הנוגעות למכירת בית או נכס אחר המדווחות על החזר המס שלך
רישומי הכנסות והוצאות שדווחו עבור העסק הקטן שלך על החזר המס שלך

יש לשמור כל פיסת נייר שתומכת במידע המדווח על החזר המס שלך במשך שש השנים שלאחר המועד שהגשת.

עם זאת, ישנם כמה רשומות שתרצה לשמור לנצח:

החזרי מס
חוזים
מעשי רכוש והצהרות סגירה
רישומי התרומות שלך לתכניות הפרישה שלך
פוליסות ביטוח חיים
מסמכי תכנון עזבון, כגון ייפוי כוח או הסכמי נאמנות

ניירת למחיקה

לאחר שתשלים את החזר המס שלך לשנה, יש כמה ניירות שניתן למחוק אותם. אלא אם זה קשור להחזר המס שלך, אתה אמור להיפטר מהפריטים הבאים:

תלושי פיקדון בבנקים וקבלות כספומט
נתחי משכורת
קבלות על חיובי כבל שירות

מילה אחרונה

אין זמן כמו ההווה להתחיל לארגן את הניירת שלך. ככל שתקדימו מערכת תיוק מאורגנת, כך תוכלו לקצור מוקדם יותר את התמורה של בית או משרד לא עמוס. יתכן שיהיה לך הרבה יותר קל לגשת לניירת או להקליט בכל עת שתזדקק לה.

האם אתה משתמש במערכת תיוק ביתית? אילו אסטרטגיות עבדו טוב בשבילך?

(זיכוי תמונות: ביגסטוק)