10 דרכים פשוטות לשיפור מיומנויות הכתיבה העסקית שלך

עכשיו תחשוב על כמה זמן ביזבזת בניסיון לפענח דוא"ל או דוח שנכתב בצורה גרועה. לא רק שזה מתסכל ומעצבן לקרוא, אלא שכתיבה גרועה יכולה גם להוביל לתקשורת מוטעית קשה, הזדמנויות אבודות או אפילו תאונות במקום העבודה..

העניין כאן הוא שכישורי כתיבה טובים הם בעלי ערך במספר דרכים. וכן, לוקח זמן לשיפור שלך יכול לשלם דיבידנדים משמעותיים לאורך הקריירה שלך. בואו נסתכל על מספר טכניקות בהן תוכלו להשתמש כדי לשפר את כישורי הכתיבה העסקיים שלכם.

הערך של כישורי כתיבה מוצקים

כתיבה טובה חיונית בכוח העבודה ממספר סיבות.

ראשית, היותך סופר טוב עוזר לך להתבלט מהקהל ומשפר את הסיכויים שלך לקידום או העלאה. זה יכול לעזור לשכנע את הבוס שלך לפעול על פרויקטים ורעיונות שאתה מתלהב בהם. כתיבה טובה גורמת לך להראות אינטליגנטי יותר, אמין ומקצועי יותר. זה עוזר להימנע מבלבול ופרשנות שגויה, לבנות אמון והקשר עם עמיתים ולזכות בלקוחות.

כתיבה טובה חשובה במיוחד בגלל השימוש המוגבר שלנו במדיה החברתית. כולנו ראינו אנשי מקצוע בטוויטר, בלינקדאין או במילים שגויות של איות שגוי או משתמשים במילה לא נכונה. לא רק שזה מביך כשזה קורה לך, אלא שהוא יכול גם להשפיע על המוניטין והאמינות שלך בעתיד.

הכתיבה שלך היא אחד המדיומים העיקריים בהם תשפטו אותך לאורך כל חייך. הדוא"ל, הטקסטים והדוחות שאתה שולח על בסיס יומי הם ייצוג פיזי ותיעוד של אתה. עם הזמן, ייצוגים אלו בונים את המוניטין שלך ומשפיעים על מערכות היחסים שאתה צריך כדי לשגשג בקריירה שלך.

הכתיבה שלך מעבירה את המחשבות שלך, וחשוב שהמחשבות הללו יועברו בצורה הברורה, הרהוטה ביותר האפשרית.

קורט וונגוט אמר, "מדוע שתבחן את סגנון הכתיבה שלך ברעיון לשפר אותו? עשה זאת כסימן של כבוד לקוראים שלך, כל מה שאתה כותב. "

בין אם אתה יזם שצריך לכתוב הודעה לעיתונות נהדרת, מנהל שכותב דוא"ל יומיומי לצוות עסוק, או מישהו שמחפש עבודה חדשה שצריך לכתוב מכתב שער מנצח, כישורי תקשורת טובים הם חובה. מילים חשובות בחיים, ותפיק תועלת רבה מהידיעה כיצד להשתמש בהן ביעילות.

כיצד לשפר את כישורי הכתיבה שלך

כתיבה נהדרת אורכת זמן ותרגול. כמו שאמר איש העסקים האיקוני דייוויד אוגילווי, "כתיבה טובה אינה מתנה טבעית. אתה צריך ללמוד לכתוב טוב. "

ישנן כמה דרכים שבהן תוכל לבצע שיפורים במהירות בכתיבה שלך.

1. חשבו לפני שתתחילו לכתוב

לפני שתתחיל לכתוב משהו, עצור וחשוב מה אתה רוצה וצריך לומר. שאלו את עצמכם, "מה אדם זה צריך לדעת או להבין לאחר שקרא דוא"ל זה?"

אתה יכול להשתמש גם ב" 5 Ws + H "בו כל העיתונאים משתמשים בעת יצירתם:

• מי: מי הקהל שלי?
• מה: מה הם צריכים לדעת?
• מתי: מתי זה חל, מתי זה קרה, או מתי הם צריכים לדעת את זה עד?
• איפה: איפה זה קורה?
• למה: מדוע הם זקוקים למידע זה?
• איך: כיצד עליהם להשתמש במידע זה?

אתה גם צריך לשאול את עצמך "האם אני באמת צריך לשלוח דוא"ל זה?"

אנשי מקצוע בכל מגזר מוצפים במיילים מדי יום, ורבים מהם אינם נחוצים. חסוך לעצמך ולקורא שלך זמן על ידי וודא שכל דוא"ל שאתה שולח נחוץ ורלוונטי באמת.

2. שמור על זה קצר

לאחר שזיהית את מה שאתה צריך לומר, גש לעניין במהירות. אנשים נלחצים תמיד לזמן, והם יעריכו את הקיצור שלך.

זקוקים לשכנוע יותר? עצרו וחשבו כמה אתם מרגישים מתוסכלים לאחר קריאת אימייל שארך פי שלוש מכפי שצריך להיות, כאשר הנקודות העיקריות קבורות בתחתית. זה בזבוז זמן ואנרגיה, נכון?

אל תגרום לקהל שלך לעבור את זה - היה קצר.

זה יכול לעזור לחשוב על זה איך אנשים קוראים. הרומן אלמור לאונרד מציע עצות תמציתיות אך נהדרות כאשר הוא אומר, "נסה להפסיק את החלק שהקוראים נוטים לדלג עליו." באופן כללי, משמעות הדבר היא פסקאות ארוכות שקשורות יותר למה אתה רוצה לומר יותר ממה שהקורא צריך לשמוע. זכור תמיד את הקורא שלך.

אם אתה מגלה שאתה לא יכול לכתוב דוא"ל שאורכו פחות מחצי עמוד, דוא"ל הוא לא הדרך הטובה ביותר להעביר מידע זה. במקום זאת, התקשר לאדם ודיבר איתו ישירות.

3. הימנע ממילים יומרניות

בכתב, המטרה שלך היא להיות ברורה וישירה. אם הקורא שלך צריך להשתמש בגוגל כדי לפענח את מה שאתה מנסה לומר, הם ירגישו מנוכרים ומעצבנים.

מרק טוויין אמר פעם, "אל תשתמש במילה של חמישה דולר כשמילה של חמישים סנט תעשה." הימנע מהפיתוי להשתמש במילים פרחוניות ויומרניות כדי להישמע חכם יותר. להישאר במילים של חמישים סנט.

באותה וריד, הימנע מז'רגון בכל הזדמנות אפשרית. Jargon לעתים קרובות גורם לך להישמע יומרני, וזה יכול להרחיק את הקורא שלך עוד יותר. במקום זאת, כתוב את הדרך שאתה מדבר. שמור על זה טבעי וישיר.

4. השתמש בקול הפעיל

משפטים פעילים הם ישירים, נועזים ומעניינים יותר ממשפטים פסיביים. משפטים פסיביים הם חלשים ומלומדים; הם כמו לחיצת יד רפויה. הכתיבה שלך תשתפר באופן דרמטי אם תשתדל להשתמש במשפטים פעילים בכל הזדמנות אפשרית.

לדוגמה, התבונן בשני המשפטים שלהלן:

1. החתול גירד את האישה.
2. האישה נשרטה על ידי החתול.

המשפט הראשון כתוב בקול הפעיל. זה ברור וישיר. המשפט השני הוא פסיבי.

במשפט פעיל הנושא מבצע פעולת הפועל. במשפט פסיבי, הנושא נותן לפעולה לקרות ל אותם. להלן דוגמא פשוטה נוספת:

1. הגולף הכה בכדור.
2. הכדור נפגע על ידי הגולף.

במשפט הראשון הנושא (הגולף) מבצע את הפעולה (הכה בכדור). במשפט השני הנושא (הגולף) מגיע אחרי הפועל; זה מקבל את הפעולה.

כדי לאתר את הקול הפסיבי, חפש צורות של הפועל "להיות", כמו "רצון" או "היה", לפני הפועל. לדוגמה, "הפגישה תתקיים בשעה 20:00 בערב", היא פסיבית. במקום זאת, נאמר, "הפגישה היא בשעה 20 בערב."

5. תמיד היה מקצועי

לפעמים מפתה לזרוק בדיחה או לכלול איזה רכילות משרדית באימייל. עם זאת, תוספות אלה אינן תורמות למסר שלך ויכולות להשפיע לרעה על המוניטין שלך. הם גם לא מבינים היטב.

כן, אתה צריך להיות אותנטי ולתת לקול שלך להאיר בכתיבתך. אבל אתה גם צריך להישאר מקצועי; זה מעשה איזון. דרך טובה לבדוק את מידת ההתאמה של התוכן שלך היא לשאול, "האם הייתי נוח עם זה אם זה היה בעמוד הראשון של העיתון מחר בבוקר?" אם זה גורם לך להתכווץ, בצע עריכה.

6. הבהירו את קריאתכם לפעולה

התקשורת העסקית שלך נשלחת במטרה; נדיר שתכתוב דוא"ל שמספר המידע בלבד. רוב הסיכויים שאתה זקוק לקורא שלך לעשות משהו: להתקשר אליך בחזרה, לתת לך מידע נוסף, לאשר את נוכחותם בפגישה וכן הלאה.

אל תשאיר את הקורא שלך להבין מה אתה רוצה לעשות עם מידע זה. איתר את זה, והיה ספציפי. לדוגמה:

• אנא שלח בחזרה את כל העריכות עד השעה 17:00 ביום שלישי.
• אנא התקשר שוב ללקוח זה עד יום שישי כדי לפתור את הבעיה.

היה ברור לגבי מה שאתה רוצה וכנראה שתגלה שתשיג תוצאות טובות יותר מהקוראים שלך.

טיפ מקצוען: קחו בחשבון שאם אתם זקוקים לפעולה מיידית על משהו, דברו עם המקבל באופן אישי. קם מהשולחן שלך והלך למשרד שלהם, או התקשר אליהם בטלפון. כתיבה היא אמצעי חשוב, אך שום דבר לא מכה בשיחה אישית כשאתה צריך לעשות משהו.

7. השתמש בשורת הנושא של הדוא"ל שלך באופן מתאים

שורת הנושא של הדוא"ל שלך היא כלי רב עוצמה; חשוב על זה ככותרת לדוא"ל שלך. תפקיד הכותרת הוא לוודא שהגוף נקרא. לשם כך הכותרות צריכות להיות קצרות, ישירות, עוצמתיות וספציפיות.

לדוגמה, עיין בשתי שורות הנושא בדוא"ל שלהלן:

1. ישיבת יום שני
2. השתתפות ביום שני, 14 באוקטובר בשעה 14:00 - ישיבת דוחות רבעוניים

שורת הנושא הראשונה מעורפלת ומשאירה הרבה שאלות ללא מענה. איזו מפגש שני? על מה פגישה? האם אני צריך לדעת על המפגש הזה??

שורת הנושא השנייה היא הרבה יותר ספציפית, ולכן סביר יותר להיפתח ולקרוא במהירות. זה מתקשר לאיזו פגישה המחבר מדבר, מתי זה ומה אתה עשוי להזדקק לו להשתתף בפגישה הספציפית הזו.

לעולם אל תשאיר את שורת הנושא בדוא"ל שלך. מסנני דוא"ל מסווגים לעיתים קרובות שורות נושא ריקות כדואר זבל, אז מלאו אותה כדי להימנע מהחמצת הדוא"ל שלך.

טיפ מקצוען: אם אתה רק צריך לשאול שאלה פשוטה, השתמש בטכניקת סוף ההודעה (EOM). כל שעליך לעשות הוא לכתוב את שאלתך בשורת הנושא בדוא"ל ולהוסיף "EOM" בסוף. זה חוסך זמן לקורא מכיוון שהם יכולים לענות במהירות מבלי שתצטרך לקרוא טקסט מיותר יותר.

לדוגמה, שורת הנושא שלך עשויה לומר, "האם תשתתף בפגישה של יום שני אחר הצהריים? EOM. "

וודא שהנמענים שלך יודעים מה פירוש ה- EOM לפני השימוש בטכניקה זו. ואז, באופן אידיאלי, הם ישיבו בשורת הנושא של הדוא"ל החוזר שלהם כמו "כן, אני אהיה שם. EOM. "

8. דבק בנושא אחד במיילים

שמור את הדוא"ל שלך ממוקד בנקודה או רעיון ספציפי בכל עת שניתן. אם אתה צריך להתייחס לנושא אחר, כתוב דוא"ל נפרד. התמקדות בנושא אחד בכל דוא"ל נותנת לקורא שלך לעבד את הדברים שאתה אומר ולהגיב ישירות. זה גם עוזר להם לארגן את הדוא"ל שלהם ביעילות רבה יותר ולמצוא דוא"ל שנשמר בארכיון מהר יותר.

לדוגמה, להלן דוגמה לדוא"ל המכסה יותר מדי נושאים:

שורת נושא דוא"ל: ישיבת יום שני 

גוף: היי סטיב, 

תודה על כל עבודתך על הדוחות הרבעוניים בשבוע שעבר. עשית עבודה יפה! אני רק חושב שאנחנו צריכים לקצר את ההקדמה, אבל חוץ מזה זה נהדר.

כתבתי לראות אם תשתתף בישיבת יום שני הקרוב. אם כן, האם תוכל בבקשה להביא עותק של טיוטת הדו"ח הרבעונית הראשונית שלך? אני רוצה להראות את זה לסוזן.

בנוסף, האם אי פעם נגעת בבסיס עם אל תומפסון בסירקוזה? היו לו כמה תלונות על המשלוח האחרון שלו ואנחנו צריכים לוודא שמטופלות בהן. תן לי לדעת איך זה מתברר.

תודה,

ג'ים

עצור וחשוב על כמה דברים שסטיב התבקש לטפל בהודעת דוא"ל זו.

ראשית, עליו להבין אם ג'ים רוצה שהוא יערוך את ההקדמה, או אם ג'ים מתכוון לעשות זאת בעצמו; זה לא ברור. לאחר מכן עליו לאשר שהוא יהיה בישיבת יום שני, וגם לזכור להביא את טיוטת הדו"ח. לבסוף, עליו להתייחס לתלונות הלקוחות האלה ולספר לג'ים מה קרה.

בדוא"ל יש כמה תזכורות חשובות, וייתכן שסטיב ירצה לשמור אותו. אבל הכותרת אומרת בפשטות, "ישיבת יום שני." אם הוא רוצה לשמור את זה כתזכורת לטפל באותן תלונות לקוחות, הכותרת לא קשורה לנושא בפועל. הוא יצטרך לזכור שהתזכורת לטפל בתלונות הלקוחות הייתה בהודעת הדוא"ל שכותרתה "מפגש יום שני."

עשו טובה לקוראים שלכם והפכו את הדברים לקלים ככל האפשר עבורם. שמור על זה בפשטות בנושא אחד בכל דוא"ל.

9. לעולם אל תשתמש בדוא"ל כדי לספק חדשות רעות

לעולם אל תשתמש בדוא"ל כדי להעביר חדשות רעות. אם אתה צריך לפטר מישהו בצוות שלך, או לספק משוב שיישמע פחות ורוד, עשה זאת באופן אישי. קל לאי הבנות להתרחש באמצעות דואר אלקטרוני, סיכוי מוגבר כאשר אתה משתמש בדוא"ל כדי להעביר חדשות רעות. באופן אישי אתה יכול לתקשר בחמלה ובאמפתיה, ואתה יכול להשתמש בשפת הגוף שלך ובטון הקולי שלך כדי להעביר עוד יותר את הכנות והכוונות שלך. זה דבר שאתה פשוט לא יכול לעשות באמצעות דואר אלקטרוני.

10. הגהה, הגהה, הגהה

שגיאות דקדוק וכתיב הן מביכות, והן פוגעות באמינות שלך. בטח, אתה יכול לסמוך על כלים לבדיקת איות, אבל הם לא תופסים הכל, במיוחד מילים שמשמשות מחוץ להקשר.

לאחר שתסיים לכתוב, הגה אותו מייד. ובמידת האפשר, הניחו אותו וקראו אותו שוב כמה שעות (או כמה ימים) אחר כך. מתן לעצמך מרחק מהכתיבה יעזור לך לאתר טעויות שאולי פספסת במהלך הקריאה הראשונה.

טיפ מקצוען: בעת הגהה, קרא כל משפט בזהירות. קח את עצתו של ג'ורג 'אורוול, הקובע, "סופר מקפיד, בכל משפט שהוא כותב, ישאל את עצמו לפחות ארבע שאלות, ובכך: מה אני מנסה לומר? אילו מילים יבטאו את זה? איזו תמונה או ניבוב יבהירו? האם דימוי זה טרי מספיק כדי להשפיע? והוא בטח ישאל את עצמו שניים נוספים: האם אוכל לנסח זאת יותר תוך זמן קצר? אמרתי משהו שהוא מכוער באופן בלתי נמנע? "

אם הדוא"ל או הדו"ח חשובים במיוחד, תן אותו לחבר או עמית מהימן לקרוא לפני שתשלח אותו לקהל המיועד לו. זוג עיניים רענן עשוי להבחין בטעויות נוספות שפספסת.

טיפ מקצוען: אם אתה מוצא שאתה זקוק לעזרה נוספת בכתיבה העסקית שלך, השתמש בשירות כמו Grammarly, הסורק את הטקסט שלך ומזהה שגיאות דקדוק פשוטות ומורכבות (כולל מילות כתיב נכונות המשמשות בהקשר הלא נכון). אתה מקבל גם הסברים על כל טעות כדי שתוכל לשפר את הכתיבה שלך בעתיד.

מילה אחרונה

כל אחד יכול ללמוד להיות סופר טוב יותר, והדרך הטובה ביותר לשפר את הכתיבה שלך היא לעשות זאת תרגול. ככל שתכתבו יותר ייטבו טוב יותר. אתה יכול גם לשקול לעבור קורס כתיבה עסקית מקוונת בחינם דרך Coursera. השיעור נוצר על ידי אוניברסיטת קולורדו-בולדר והוא בחינם אם אתה מבצע ביקורת.

אילו טעויות אתה מבצע לעתים קרובות ביותר בכתיבה העסקית שלך? מה אתה חושב שאתה עושה טוב?