6 טיפים לניהול זמן לעסקים קטנים להגברת הפרודוקטיביות

זה נשמע קיצוני? קחו בחשבון זאת: במחקר שנערך על ידי מיקרוסופט, החוקרים גילו כי עובדים השתמשו רק בכ -60% מזמן העבודה הזמין שלהם. המשמעות היא שתוך שבוע עבודה של חמישה ימים הם היו פרודוקטיביים רק שלושה מאותם ימים. כעת, החל זאת על עסק משלך. אם הזמן הוא כסף, אז איך תרגישו להרוויח כסף רק 60% מהזמן שתקדישו בעבודה?

עכשיו יש לי את תשומת הלב שלך?

המציאות היא שזמן קל לבזבז, אלא אם כן יש לך רעיון מוגדר מראש כיצד תבלה אותו, הוא יעבור עוד לפני שאתה יודע אותו. אך אל תדאגו - הנה שישה טיפים שכל בעל עסק קטן יכול להשתמש בהם כדי לנצל את זמנם הטוב ביותר.

טיפים לניהול זמן לעסקים קטנים

1. התעלם מהדוא"ל שלך

זה כנראה נשמע הרבה יותר קל מכפי שרוב האנשים נוטים לבדוק את שלהם כל 5-10 דקות. אבל אם אתה מוסיף את כל הדקות שנדרשות כדי לבדוק ללא הפסקה את תיבת הדואר הנכנס שלך ואז להשיב, קל לראות מדוע זה בזבוז זמן שכזה.

במקום להיות עבד למייל שלך, הפוך אותו לכפוף אליו שלך מגבלות זמן. הקדיש שתי פרקי זמן במהלך היום לבדיקה ולהגיב לכל ההודעות שלך. זה ייקח קצת מוטיבציה ומשמעת רצינית, אך זה יאפשר לך להקדיש יותר מיקוד וזמן למשימות אחרות שאולי יופרעו ללא הפסקה על ידי בדיקת הדוא"ל..

אם אתה חושש שאנשים ייעלבו מכמה זמן לוקח לך להגיב, הגדר מגיב אוטומטי שיאפשר לאנשים לדעת שאתה לוקח 10-12 שעות להגיב, או אפילו 24 שעות אם זה מקובל על סוג העסק שלך.

2. אל מולטי-משימה

בתוך ה עלון פסיכולוגי וביקורת, מומחים הראו שרק כ -2.5% מהאנשים מסוגלים לבצע ריבוי משימות ביעילות ועדיין מצליחים לעשות זאת בכל פעילות. בנוסף, המכון לפסיכיאטריה באוניברסיטת לונדון מראה כי מנת המשכל של האדם נופלת 10 נקודות כאשר הם מעוררים יתר על המידה על ידי מיילים, טקסטים ושיחות טלפון..

מצד שני, מומחי ניהול זמן מעריכים כי התמקדות בדבר אחד בכל פעם תכפיל את הפרודוקטיביות, תפוקת העבודה והביצועים. וכשאתה מנהל עסק קטן זה יכול להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון. הכריח את עצמך לעשות דבר אחד בכל פעם על ידי קביעת שעון או טיימר למשך זמן מסוים ואז התמקד במשימה אחת זו עד שהיא תושלם..

3. הגדר יעדים שלב אחר שלב

דבר אחד להגדיר מטרה, ודבר אחר להגדיר יעד מפורט בו מתוארים מראש הצעדים והתוספים הדרושים בכדי להשיג זאת. אנשים רבים מציבים יעדים כלליים ואז לעולם לא עוקבים אחריהם. לדוגמה, חשוב על מיליוני החלטות ראש השנה שקובעות מדי שנה. הבעיה עם סוגים אלה של יעדים היא שלמרות שהם רעיונות נחמדים, אנשים פשוט לא יודעים ליישם אותם.

על מנת לנצל את זמנך הטוב ביותר בעסק שלך, היום שלך צריך להיות מורכב מסדרת יעדים שיש להם אבני דרך ספציפיות. לדוגמה, אם המטרה שלך היא להשיג חמישה לקוחות חדשים, עליך לחשוב על זה ולכתוב את כל הצעדים שתצטרך לנקוט כדי לבצע זאת. על ידי פירוק יעדים גדולים יותר לצעדים קטנים יותר, תוכל להשיג את היעדים שלך בצורה יעילה יותר מכיוון שאתה יודע בדיוק אילו צעדים חייבים להיעשות בדרך. בנוסף, מי לא אוהב חיזוק חיובי קטן? הידיעה שסיימת צעדים מסוימים לקראת כיבוש היעד שלך יכולה להיות מוטיבציה ביותר.

עליכם להציב יעדים עבורם לפני ארוחת צהריים ו אחרי ארוחת הצהריים, וודאו כי החשוב ביותר הוא מיועד לפני ארוחת הצהריים. אם אתה יודע שאתה לא יכול לעזוב לאכול עד שהמטרות שלך יושגו, אתה תהיה סביר יותר להתרכז בכדי לבצע את המשימות ולא לאפשר לעצמך להתרחק מהצד..

4. ארגן את הזמן והמרחב שלך

קשה לעבוד בצורה מסודרת כאשר כל מה שמסביבך נמצא בתוהו ובוהו. מחקר שנערך על ידי Esselte מראה כי 43% מהאמריקנים רואים עצמם לא מאורגנים, וחוסר ארגון גורם להם לשהות מאוחר במשרד לפחות שני לילות בשבוע. זה לא צריך להיות ככה.

מומחי הארגון מסכימים כי הצעד הראשון להגדלת התפוקה הוא פינוי ואז ארגון המרחב שלכם. בטל את כל מה שאינו נחוץ, ואז צור מערכת לדברים שהם. לדוגמה, השתמש בתיקיית קבצים עם קידוד צבע עבור הפריטים הדחופים, שייעשו באותו יום, ואחרת לדברים שיכולים להמתין עד מחר. או אם אתה טכנולוגיה, השתמש בסורק שלך וצור קבצים במחשב האישי או ב- Blackberry באמצעות אותו סוג של מערכת.

יהיה צורך לארגן לא רק את המרחב שלך, אלא גם את הזמן שלך. אנשים רבים משתמשים במערכת תוספת זמן, שם הם מאפשרים לעצמם פרק זמן מסוים לעשות את הדברים המופיעים ברשימת המטלות שלהם. עם כלים מקוונים מעולים בחינם כמו e.ggtimer, גאדג'ט שעובד ממש כמו טיימר ביצה, אתה יכול לקבוע את השעה ואז לקבל התראה כשתהיה. אין כמו מירוץ נגד השעון כדי לעמוד במטרה לאלו מאיתנו טיפים תחרותיים יותר.

5. הכניסו את זה לכתיבה

יש משהו בלהתחייב לתכנית בכתיבה שאיכשהו מחזק אותה בראש שלך. על ידי כתיבת תוכנית הפעולה שלך ליום - כולל היעדים שלך ופרטיהם - תהיה חמוש בתוכנית שצריכה לשאת אותך ביעילות לאורך היום. כמובן שתתעמת כמובן עם הסחות דעת, אבל אם תהיה לך הבנה ברורה של מה שאתה צריך להשיג ביום זה, יש סיכוי גבוה יותר שתחזור שוב למשימה העומדת בפניך, במקום שתיסחף מכוון ללא מטרה. משימה לשלב הבא.

חלק מהמומחים סבורים שעליך ליצור רשימה זו ערב קודם. ככה, תוכלו להתחיל למחרת מוכנים לגמרי, ולא לבזבז זמן על ההחלטה כיצד לגשת למשימות ולברר מה אתם צריכים כדי לעשות..

6. הפוך את המכונית שלך למשרד

אם ראית את הסרט, עורך דין לינקולן, תעריך את הטיפ הבא והקיצוני הזה. האם אי פעם אתה מוצא את עצמך מייחל לך שתוכל לבצע קצת עבודה בזמן שאתה נוהג בין פגישות או להסתובב במכוניתך ומחכה לפגישה שתתחיל? במקום לבזבז את הזמן היקר הזה, חבר מכשיר פקס והעתקה לרכב שלך והשתמש בזמן כדי לעשות את הדברים הנחוצים, אך לרוב מאוד לא נוחים כשאתה בדרך. בדוק את הפקס, המדפסת והסורק של GSM נייד הנייד, ואף פעם אל תתיר לבזבז את זמן הכונן שלך שוב. אתה יכול גם להשקיע בסמארטפון או מחשב נייד עם כרטיס אינטרנט נייד כך שאתה מחובר בכל עת.

מילה אחרונה

האמרה הישנה "זמן זה כסף" מבוססת על אמת שלא עשויה להשתנות אי פעם. ואם אתה בעצמך בעסקים, הדרך הקלה ביותר להגדיל את הכנסותיך היא לשים לב לאיך שאתה מבלה את זמנך, ואז לבצע התאמות שיעזרו לך לבזבז אותו טוב יותר.

אם יש לך הצעות אחרות להפיק את המרב מהזמן שלך בעבודה, אנא פרסם אותן למטה.