איך להיות נוטריון - אחריות ודרישות
ציבור נוטריוני, המכונה גם נוטריון ציבורי, הוא עובד ציבור בעל רישיון ממלכתי אשר מבצע מגוון תפקידים הכרוכים במסמכים רשמיים או משפטיים. ציבור הנוטריונים יכול לנהל שבועות, לשמש כעדים למסמכים חתומים, לגבות עדות מושבעת (הפקדות) ולאמת או לאשר מסמכים רשמיים או העתקים של מסמכים רשמיים..
נוטריונים הם קצינים ציבוריים של המדינה, וככאלה, חייבים להיות מוכרים ומורשים על ידי סוכנות המדינה המתאימה, בדרך כלל מזכיר המדינה, לפני שהם יכולים למלא את תפקידם. לכל מדינה יש דרישות ספציפיות לגבי נוטריונים, ולמרות שחוקים אלה שונים בין מדינות, הם מטילים דרישות דומות. להלן המידע החיוני שעליך לדעת על נוטריונים ציבוריים ועל אחריותם, דרישותיהם ועלויות התפקיד שלהם.
אחריות של נוטריון
נוטריונים ציבוריים משרתים מגוון תפקידים הקשורים להליך המשפטי. אמנם כל הנוטריונים חייבים להיות בעלי רישיון על ידי המדינה בה הם גרים או עובדים, אולם הנוטריונים אינם פקידי מדינה או עובדי מדינה. במקום זאת, הם משמשים כעובדי ציבור המספקים מגוון שירותים שהם מורשים לבצע על פי חוק המדינה.
הנוטריונים משרתים את אותן האחריות הכללית, לא משנה היכן אתה נמצא, אם כי חוקים ספציפיים למדינה מציגים את חובות הנוטרים חייבים לעמוד. משרד שר המדינה שלך, משרד פקיד המחוז המקומי או סוכנות ממשלתית דומה יוכלו לספק מידע על הנוטריונים יכולים ואינם יכולים לעשות ובמדינתך.
1. עדות והכרה
הרבה ממה שנוטריון עושה כרוך באימות שאדם החותם על מסמך משפטי הוא מי שהוא טוען שהוא. תהליך זה ידוע ככרה או עדה, וישנם שלושה צעדים בסיסיים לנטרול במקרים אלה.
- מראה חיצוני. ברוב המצבים, כל מי שרוצה לחתום על מסמך חייב להופיע בפני הנוטריון באופן אישי. עם זאת, במצבים מסוימים, החותם יכול לחתום על המסמך מחוץ לנוכחותו של הנוטריון, להביא את המסמך בפני הנוטריון, ולאשר או לאשר כי החתימה היא שלהם. האם נוטריון צריך להיות נוכח פיזית לצורך החתימה תלוי בסוג המסמך שנחתם. לדוגמא, חוק המדינה עשוי לדרוש כי יש לחתום על מסמך ספציפי, כגון תצהיר, ולהישבע לנוכח הנוטריון או לאשר אותו. עם מסמכים אחרים, כמו צוואה אחרונה, עדות, אישור בנוכחות הנוטריון שחתמת על המסמך ועשית זאת מרצונך החופשי יכול להיות מספיק.
- זיהוי. נוטריונים ציבוריים אינם יכולים לאשר מסמך מבלי שכל חתימה תוכיח את זהותם. חוקי המדינה שונים זה מזה בסוגיהם של נוטריוני זיהוי שיכולים להשתמש בכדי לאמת מידע זה, אך טפסים נפוצים כוללים רישיונות נהיגה, תעודות זהות שהונפקו על ידי המדינה, דרכונים אמריקאים, תעודות זהות תושבות (כרטיסים ירוקים) ותעודות או תעודות דומות שהונפקו על ידי ממשלה. סוכנות הכוללת את שם החותם, תצלום ומידע מזהה אחר, כגון כתובת. בדרך כלל אין די בצורות זיהוי שאינן מונפקות על ידי הממשלה, או שאין להן תמונה (כגון כרטיסי אשראי או כרטיסי ביטוח לאומי)..
- חתימה מרצון. לאחר שהופיע בפני הנוטריון והוכיח את זהותו, על כל חותם לחתום על המסמך ולאשר כי הוא עושה זאת מרצונו..
2. אימות
אימות, המכונה לעיתים א משפט או אימות עם שבועה או אישור, דומה להכרה. אימות גם מחייב אותך להוכיח את זהותך בפני הנוטריון לפני החתימה, אך הוסף את הדרישה שתחתום על המסמך רק לאחר שתתן שבועה או אישור כי התוכן, הייצוגים או ההצהרות שהגשת במסמך הם אמיתיים..
כשאתה חותם על המסמך, הנוטריון מבקש ממך להרים את היד ולהשבע או לאשר שתכני המסמך אמיתיים. ההשבעה לאמיתות המסמך כרוכה בהתחייבות בפני מעצמה עליונה שההצהרות שלך אמיתיות, ואילו אישור זה כרוך בהתחייבות לאמיתות הצהרותיך ללא התייחסות לכוח רוחני או דתי. חותמים יכולים לבחור אם ברצונם להישבע או לאשר על סמך העדפה אישית.
3. ניהול שבועות ואישורים
במצבים מסוימים, כמו להעיד בתצהיר, נדרש לבצע שבועה או אישור מילולי מבלי לחתום על מסמך כלשהו בנוכחות הנוטריון. הנוטריונים רשאים לנהל שבועות ואישורים במצבים אלה, והתהליך זהה לזה המשמש באימות, למעט ללא חתימה..
4. אישורי עותקים
נוטריונים ציבוריים יכולים לאשר כי צילומי מסמכים מסוימים הם עותקים אמיתיים וזהים של המקור. לאחר מכן ניתן להשתמש בעותקים מאושרים אלה במקום המקור לכל מטרה נחוצה. לדוגמה, אם אתה תושב חוקי קבוע המגיש מועמדות למשרה, והתפקיד דורש עותק מאושר של הכרטיס הירוק שלך, אתה יכול לקחת את הכרטיס הירוק שלך בפני נוטריון ולבקש מהנוטריון ליצור עותק ולאשר אותו.
בעוד שנוטריונים יכולים לאשר מגוון רחב של עותקי מסמכים, מסמכים שהוקלטו בפומבי - כמו מסמכי תאגיד שהוגשו למזכיר המדינה או תמלילי הליכי משפט - יכולים להיעשות רק על ידי הסוכנות הממשלתית המחזיקה במקור המקור.
שירותים נוטריונים, עורכי דין וייעוץ משפטי
חשוב לציין כי ציבור נוטריונים אינו פקיד שיפוטי, עורך דין או מישהו שיכול לתת ייעוץ או הכוונה משפטית מקצועית. בעוד שעורכי דין מורשים יכולים להיות נוטריונים ציבוריים, הפיכתם לנוטריון מורשה אינה מעניקה לכם את הזכות לספק ייעוץ או הכוונה משפטית, להכין מסמכים משפטיים או לייצג אנשים בפני בית משפט או בהליך משפטי. נוטריונים יכולים לספק שירותים מוגבלים וספציפיים בלבד. מתן ייעוץ משפטי מקצועי או ייצוג מבלי להיות עורך דין מורשה זה פשע.
לדוגמה, אם ברצונך לכתוב צוואה אחרונה וצוואה, עליך להיות חתום על צוואתך על ידי שני עדים בוגרים מוכשרים. אם יש לך את העדים לחתום בנוכחות נוטריון שמאמת את זהותם, אתה יוצר מה שנקרא רצון המוכיח את עצמו. צוואות המוכיחות את עצמן הינן חשובות מכיוון שכאשר בית משפט מתבקש לקבוע אם צוואתך עומדת בדרישות החוקיות של מדינתך, בית המשפט יכול לקבל את הצהרות הנוטריונים של העדים במקום לדרוש מאותם עדים להעיד שהם ראו שאתה מפרסם או חתום על המסמך.
עם זאת, גם אם צוואתך חתומה ועדת בנוכחות נוטריון, מעשה זה אינו אומר בהכרח כי צוואתך תקפה מבחינה משפטית. כדי להיחשב תקף, צוואה חייבת לעמוד בדרישות משפטיות ספציפיות, והרשאה אינה אחת מהן. הנוטריון אינו יכול לתת לך עצות בשאלה אם המסמך שלך הוא צוואה אחרונה וחוקית. החוק אינו מסמך לכך כי בית המשפט יקבל אותו כחוק. כדי להיות בטוח שרצונך, או כל מסמך אחר, הוא חוקי, אין די בהרשאה; עליכם לוודא שהמסמך עומד בכל דרישות משפטיות רלוונטיות. כדי להיות בטוח שהמסמכים שלך תקפים כחוק, עליך לפנות לעורך דין לקבלת ייעוץ משפטי.
דרישות להיות נוטריון
אם אתה רוצה להיות נוטריון, תצטרך לעמוד בדרישות הספציפיות שקבעה המדינה שלך. דרישות אלה שונות בין מדינות אך בדרך כלל דומות. אתה יכול לצפות שהתהליך של הפיכת לנוטריון יימשך לפחות ארבעה שבועות, אך אולי עד 10 ומעלה.
1. זכאות
כדי להיות זכאי להיות נוטריון בציבור במדינה כלשהי, עליך לעמוד בכישורים בסיסיים כלשהם.
- גיל. אתה חייב להיות לפחות בן 18.
- אזרחות. עליכם להיות אזרח אמריקני או תושב חייזרים כדין.
- אוריינות. עליכם להיות מסוגלים לקרוא ולכתוב אנגלית.
- היסטוריה פלילית. בחלק מהמדינות אינך יכול להיות נוטריון אם הורשעת בעבירה כלשהי, בעוד שבמדינות אחרות אתה לא אמור להיות מורשע בעבירה. במדינות אחרות עדיין אסור היה לך שהורשעת בכל פשע או עבירה כלשהי הכרוכה בחוסר יושר, הונאה או רמאות. לדוגמה, פשע של סוללה מחמירה כרוך בכוונה בגרימת נזק גוף קשה למישהו, בעוד שהפשע של התחזות לממונה על אכיפת החוק כרוך בהכרה עצמית לאחרים כקצין משטרה. ההרשעה בהתחזות לשוטר (אם העבירה הייתה עבירה ולא מעשה עוולה) פוסלת אותך מלהיות נוטריון, בעוד שהרשעתך בסוללה מחמירה עלולה לא להיות משום שהיא אינה כרוכה בטענות שקריות או לא הגינות.
- רישום בוחרים. יש מדינות המחייבות אותך להיות בוחר רשום במחוז או במדינה שבה אתה רוצה להשיג את רישיון הנוטריון שלך.
- תושבות. מדינות מסוימות מחייבות אותך לגור במדינה בה אתה רוצה להיות נוטריון מורשה, בעוד שחלקן מאפשרות לך להיות גם תושב מדינה גובלת. אחרים דורשים רק שתעבוד במדינה.
- אין ביטולים קודמים. אתה לא יכול להיות נוטריון אם בעבר היית נוטריון וביטל את הרישיון שלך.
2. חינוך ובחינה
במספר מצומצם של מדינות - קליפורניה, קולורדו, דלאוור, פלורידה, מיזורי, מונטנה, נבדה, צפון קרוליינה, אורגון ופנסילבניה - עליכם לסיים קורס חינוך נוטריוני הניתן על ידי איש חינוך מאושר על ידי המדינה. דרישות החינוך שונות זו מזו, אך בדרך כלל כוללות שלוש עד שש שעות הדרכה בכיתה או באינטרנט. עלות כיתה יכולה לעלות בין 25 ל 100 $ ויותר.
מספר גדול יותר של מדינות - קליפורניה, קולורדו, קונטיקט, הוואי, לואיזיאנה, מיין, מונטנה, נברסקה, ניו יורק, צפון קרוליינה ויוטה - דורשים מכם לעבור מבחן נוטריון. וויומינג מציע בחינה אופציונלית, בעוד אוהיו מאפשרת לשופטים מקומיים לקבוע אם יש צורך בבחינה.
3. בדיקת רקע
מדינות מסוימות מחייבות את כל הנוטריונים להגיש טביעת אצבע ובדיקת רקע פלילית, בעוד שאחרות הופכות בדיקת רקע לא חובה או שאינן כופות אחת.
4. יישום ודמי
עליך להגיש בקשה לסוכנות הממשלתית המתאימה - בדרך כלל משרד מזכיר המדינה - לקבלת רישיון הנוטריון שלך. יתכן שתצטרך לכלול בבקשתך עותק של כל תוצאות בחינות רישוי הנדרשות, הוכחת תושבות, הוכחת אזרחות או מעמד חוקי של קבע, וחתימה נוטריונית. בדרך כלל אתה צריך לשלם אגרת בקשה, הנמצאת בדרך כלל בטווח 25 עד 50 דולר. אם אתה עובד בחברה כמו משרד עורכי דין, המעסיק שלך עשוי להיות מוכן לכסות שכר טרחה זה עבורך.
5. נציבות נוטריון
לאחר שתגיש את בקשתך תקבל עמלה ממשרד מזכירת המדינה או מהמשרד המתאים המפקח על נוטריונים במדינתך. עמלה זו מפרטת את התאריך בו רישיון הנוטריון שלך נכנס לתוקף וכמה זמן תקופת כהונך עשויה להכיל מידע אחר, כגון מספר זיהוי נוטריוני.
עמלות נוטריון יעילות בדרך כלל לתקופה יחידה של ארבע שנים אך עשויות להימשך עד 10 תלויות במדינה. בסוף אותה תקופה תהיה לך אפשרות לחדש את העמלה שלך; אם לא תחדש בזמן והעמלה שלך תפוג, תצטרך להשיג עמלה חדשה אם תרצה להישאר נוטריון.
6. חותמות וכתבי עת
מלבד העמלה שלך, תצטרך אחד או שני אספקות בסיסיות אחרות לביצוע שירותי נוטריון. ראשית, בדרך כלל תצטרך חותם רשמי, חותמת שתשתמש בה כדי לסמן או להטמיע כל ניירות שאתה נוטריון. חותמות כוללות פיסות מידע שונות, כגון שמך, המדינה שבה אתה מוזמן, מספר תעודת זהות הנוטריון שלך, ותאריך תפוגת העמלה שלך. בהתאם לסוג המסמך שאתה נוטריוני ולדרישות המדינה שלך, החותם שלך עשוי לכלול גם פרטים כגון התאריך בו הועמד המסמך נוטריוני ואיזה סוג מסמכים שימשו להוכחת זהות החותם או החותמים.
מלבד חותם, יתכן שתצטרך גם לתחזק יומן או מחברת. כתבי עת נוטריוניים מותרים בכל המדינות אך נדרשות רק בחלקם. יומן זה מכיל רשימה של כל המסמכים שרשמתם, תאריך ושעת ההרשאה, תאריך המסמך, סוג המסמכים המשמשים לאימות החותם, כתובת החותם ואולי פרטים נוספים.
7. נוטריון בונד
אג"ח נוטריון הוא סוג של אג"ח או ביטוח ערבות שנועדו להגן על חברי הציבור מפני טעויות שנוטריון ציבורי עלול לעשות. רוב המדינות, אך לא כולן, מחייבות נוטריונים לקיים אג"ח בערבות בסכום ספציפי, כמו 10,000 דולר.
כדי להשיג איגרת חוב, עליכם לשלם למבטח ברישיון מדינה עמלה קטנה, בדרך כלל בין 50 ל -100 דולר, אם כי יותר. למרות שספקי האג"ח שונים זה מזה לפי מדינה, אתה יכול להשיג איגרות חוב אלה מסוכן הביטוח שלך, מהבנקים או מחברות האג"ח. משרד מזכיר המדינה של מדינתך יכול לספק מידע היכן למצוא ספקי איגרות חוב מורשות באזורך.
לאחר האגרה, כל אחד מהציבור שמפסיד כסף כתוצאה מטעויות או רשלנות שלך יכול לפצות על ידי מנפיק האג"ח (חברת האג"ח או הביטוח) בסכום של עד שווי האג"ח. אם זה יקרה, תצטרך להחזיר לחברת האג"ח את הכסף שהיא שילמה.
8. ביטוח E&O
בניגוד לאגרות חוב בערבות, המגנות על חברי הציבור מפני טעויות או רשלנות של נוטריון, ביטוח שגיאות ומחדלים (E&O) הוא סוג של ביטוח אחריות מקצועית המגן על הנוטריון מפני כל שגיאה העלולה לגרום נזק או לגרום לבעיות כלכליות לחברים של הציבור.
לדוגמה, אם אתה מבצע שגיאה כשאתה נוטריון חוזה שמביא לכך שהחותם יאבד את החוזה למישהו אחר, אתה עלול להיות אחראי (כלומר, נתבע) עבור הכסף שהפסיד החותם. ביטוח E&O נועד להגן עליך מפני הפסדים כאלה. בלעדיו, הנכסים האישיים שלך עשויים להיות בסיכון אם תטעה, תתבע ותפסיד. ביטוח מו"פ אינו דרישה להפוך לציבור נוטריוני, אך לרוב הוא נחשב לבחירה נבונה עבור כל מי שמבצע שירותי נוטריון..
חברות ביטוח רבות - כגון Geico, Nationwide ו- Progressive - מציעות מגוון תוכניות ביטוח E&O ויספקו הצעות מחיר בחינם. אתה יכול לחפש תוכניות אלה באופן מקוון או להתקשר לסוכני ביטוח באזורך.
מציאת נוטריון
אם מעולם לא השתמשת בנוטריון בעבר, יתכן שלא תדע לאן להתחיל לחפש כשאתה זקוק לאחד כזה. למרבה המזל, נוטריונים ציבוריים שכיחים למדי, ומציאת אחת היא פשוט שאלה היכן לחפש.
תלוי היכן נמצאים נוטריונים אלה והקשר שלך אליהם, יתכן שתוכל להשתמש בשירותיהם בחינם או בעלות מוזלת..
- המעסיק שלך. לחברות בכל הגדלים יש צורך קבוע בשירותי נוטריון, ולא נדיר שאפילו לחברה קטנה יש לפחות עובד אחד שהוא נוטריון ציבורי. שאל את המעסיק שלך אם לחברה שלך יש נוטריונים זמינים או מציע שירותי נוטריון לעובדים.
- בתי ספר. לפעמים יש לסטודנטים במכללה גישה לשירותי נוטריון. במחלקות האקדמיות, במשרדי הרשם ובמשרדי הסיוע המשפטי לרוב יש שירותי נוטריון העומדים לרשות הסטודנטים או הצוות.
- בנקים. לרוב הבנקים ואיחוד האשראי יש לפחות נוטריונים אחד, ולרוב כמה, נוטריונים. חלקם מציעים שירותי נוטריון לבעלי חשבונות בחינם, ואילו אחרים גובים עמלה קטנה.
- בתי משפט. פקידים רבים בבתי משפט ממלכתיים, מחוזיים ועירוניים הם נוטריונים ציבוריים. באופן דומה, ספרנים בספריות חוקי בתי משפט במחוז עשויים לספק גם שירותי נוטריון.
- משרדי הממשלה. כמה משרדי מדינה, מחוז ועיר מציעים שירותי נוטריון לתושבים.
- משרדים מקצועיים. אם יש לך עורך דין, במשרד עורכי הדין שלהם יש קרוב לוודאי נוטריון או שהוא יודע למצוא משרד במהירות. באופן דומה, סוכני נדל"ן, מתכננים פיננסיים וסוכני ביטוח לרוב בעלי רישיון נוטריון או שיש להם עובדים שכן.
- נותני שירות קמעונאים. כמה חנויות קמעונאיות, כמו חנות UPS, בתי מרקחת וסופרמרקטים, מעמידים לרשות הלקוחות שירותי נוטריון.
- נוטריונים ניידים עצמאיים. נוטריונים רבים מציעים שירותים ניידים ויכולים לנסוע אליך כדי להקל על ההרשמה. אתה יכול למצוא נוטריונים ניידים עם חיפוש באינטרנט עבור נוטריונים באזורך.
עלויות נוטריון
הנוטריונים רשאים לגבות עמלות עבור שירותיהם, אם כי המחירים יכולים להשתנות באופן משמעותי ולעתים קרובות הם מוגבלים או מוגדרים מראש על פי חוק המדינה. דמי הרשאה קבועים מראש של המדינה יכולים לנוע בין $ ל- 15 $ לחתימה. לכן, אם ברשותך מסמך בודד המחייב ארבעה אנשים לחתום עליו ולהחתים את חתימותיהם, והנוטריון גובה $ 5 לכל חתימה, תצטרך לשלם 20 $. במדינות בהן אין עמלות מוגבלות או מוגדרות מראש, נוטריונים יכולים לקבוע שכר טרחה משלהם.
נוטריונים ניידים, או נוטריונים הנוסעים למיקומכם, רשאים לגבות תשלום נוסף עבור נסיעתם. בחלק מהמדינות יש דמי נסיעה מוגדרים מראש, כגון $ 0.30 לקילומטר, בעוד שאחרים לא עושים זאת. במדינות ללא דמי נסיעה מוגדרים מראש, נוטריונים יכולים לקבוע עמלות משלהם.
מילה אחרונה
אם עדיין לא עשית זאת, סביר להניח שתצטרך להשתמש בשירותיו של ציבור נוטריון בשלב כלשהו בחייך. הידיעה מה זה כרוך, מהן האחריות שלך ומה נוטריון יכול ולא יכול לעשות תגרום לדברים להיות חלקים ככל האפשר.
אם אתה חושב להיות נוטריון, התהליך הוא קל יחסית ומשהו שרוב האנשים מסוגלים לעשות, ולהיות נוטריון יכול אפילו להפוך למקור הכנסה נוסף או בסיס לעסק שלך.
האם השתמשת בעבר בשירותיו של נוטריון בעבר? האם אתה נוטריון בעצמך?
