כמה זמן לשמור מסמכים חשובים (ומה ניתן לגרוס)

יום אחד, זה עשוי לקרות. אבל היום זה לא היום.

רובנו עדיין רואים מסמכי נייר הנכנסים לבתים שלנו כל כמה ימים, אם לא כל יום: קבלות אחסון, דואר זבל, שטרות, דפי בנק, מסמכי מס, תשלומי תשלום. מפתה פשוט לטאטא את הכל לפח, אך אנו תוהים: האם אנו זקוקים שוב למסמכים האלה? אם כן, כמה זמן עלינו לשמור עליהם, וכיצד עלינו לאחסן אותם כך שנוכל למצוא אותם בקלות כשאנחנו זקוקים להם?

התשובה לשאלות אלו תלויה בסוג המסמך הספציפי. להלן התמצית באילו מאותם ניירות מעצבנים שאתה צריך לשמור, כמה זמן אתה צריך לשמור עליהם, והדרך הטובה ביותר לשמור עליהם בטוחים ומסודרים.

כמה זמן לשמור רשומות חשובות

אם היית צריך לשמור על כל פיסת נייר שתגיע לרשותך לנצח, מקבלת מכולת וכלה בכרטיס חניה, זה היה תופס בקרוב כל כך הרבה מקום בבית שלך שאתה וכל חפציך הייתם נסחטים לרחוב. למרבה המזל, זה לא הכרחי. יש כמה מסמכים שכדאי להחזיק בהם ללא הגבלת זמן, אך ישנם אחרים שאתה יכול למחוק בבטחה תוך פחות מחודש. להלן מדריך לזמני אחסון לסוגים שונים של מסמכים.

מסמכי מס

כשתסיים להגיש את החזר המס שלך, אינך יכול פשוט לזרוק את כל המסמכים שבהם השתמשת להשלמתו. שירות ההכנסות הפנימיות (IRS) יכול לבקר את החזר המס שלך עד שלוש שנים לאחר שתגיש אותו - או עד שש שנים אם הוא חושד בטעות משמעותית - ואם כן, תזדקק למסמכים האלה. מס הכנסה ממליץ לשמור הן על החזרי המס והן על כל החומר הקשור אליו "עד שתגמר תקופת המגבלות של אותה החזרי מס", והוא מספק רשימה מפורטת של מצבים בהם התקופה יכולה להיות בכל מקום משלוש שנים ועד עולם..

עם זאת, לדברי גרג מקברייד, אנליסט פיננסי ראשי בבנקרט, אין צורך לטרוח עם כל אותם פרטים. במקום זאת, מקברייד אומרת לדוחות הצרכנים שעליך לשמור על כל הרשומות הקשורות למס לפחות שבע שנים. זה כולל את החזר המס שלך עצמו, טפסים תומכים כמו W-2 ו- 1099 שלך, וכל המסמכים הקשורים לפריטים שטענת כמנוכות, כגון:

• תרומות לצדקה
• שכר לימוד במכללה ושכר טרחה
• הוצאות שירותי בריאות
• ריבית למשכנתא
• תרומות לתוכנית פרישה
• דמי מזונות

החזק את כל הרשומות הבנקאיות, התקבולים והמחאות שבוטלו שמראים שהיו לך הוצאות אלה כדי שתוכל להוכיח זאת במקרה של ביקורת.

יש מומחים הטוענים שכדאי להיאחז בהחזרי המס שלך בעצמם לנצח. איש המקצוע במיסים, מייקל טונקוביץ ', משוחח עם CreditCards.com, מציין כי מס הכנסה יכול לבקר מעביד או רואה חשבון החשוד בהונאה גם לאחר סגירת חלון שבע השנים, והוא יכול לבקש את חזרתך כחלק מאותה חקירה. אתה יכול גם להשתמש בתשואות הישנות שלך ובטפסים W-2 כדי להוכיח את הכנסותיך לשנה נתונה אם יש שגיאה בדוח רווחי הביטוח הלאומי.

רשומות כרטיסי אשראי

כשאתה מבצע רכישות בכרטיס האשראי שלך, אל תזרוק רק את הקבלות לפח כשאתה חוזר הביתה. שמור אותם עד שתקבל את חשבון כרטיס האשראי של אותו חודש ואז בדוק אותם כנגד ההצהרה כדי לוודא שהוא כולל את כל מה שרכשת - ושום דבר שלא עשית. בדרך זו תוכל לערער על חיובים שאינם לגיטימיים או לבקש חיוב חוזר עבור כל פריט שהזמנת שמעולם לא קיבלת.

לאחר שבדקת את הדוח החודשי שלך, אתה יכול להיפטר מהקבלות ברוב המקרים. עם זאת, אם הם מיועדים לפריטים שאתה מתכנן לדרוש עליהם מיסים, עליך להגיש אותם במקום זאת בתיקיית פרטי המס שלך.

כדאי גם להיאחז בקבלות על רכישות גדולות, כמו ריהוט, מכשירים, אלקטרוניקה או שיפוצים לבית. אתה יכול להשתמש בהם כהוכחת רכישה אם אתה צריך להגיש תביעת אחריות, או כדי להוכיח את עלות הפריט אם אתה צריך להגיש תביעה בגין הפסד או נזק בביטוח הבית שלך. אם אתה מתכנן לשמור קבלה מאחת מהסיבות הללו, צור עותק ממנו על נייר רגיל ותייק שמאחר שקבלות נייר תרמית נוטות לדעוך עם הזמן.

באשר לדף כרטיס האשראי עצמו, סביר להניח שאתה יכול לזרוק אותו לאחר שתשלם אותו. אם אתה זקוק לעותק שלו בהמשך - למשל, כדי לאמת רכישה, אתה יכול לקבל אחת מחברת כרטיסי האשראי. עם זאת, אם ההצהרה כוללת רכישות שתנכה את המסים שלך, שמור אותה בתיקייה במסמכי המס שלך.

שטרות אחרים

לאחר שתשלם את חשבונות השירות, הכבלים והטלפון הנייד שלך עבור החודש, החזק אותם עד שתוכל לוודא שהתשלום עבר. פירוש הדבר יכול לחכות עד שתקבל את ההצהרה של החודש הבא או סתם לבדוק את חשבונך באופן מקוון לאחר מספר ימים.

לאחר אימות התשלום שלך, אתה יכול למחוק את החשבונות ברוב המקרים. עם זאת, אם אתה עצמאי, החזק את החשבונות האלה עד שתגיש מסים בשנה הבאה. יש סיכוי שתוכל לנכות את העלות כולה או חלקה כהוצאה עסקית.

תשלומי שכר

אם מקום העבודה שלך אינו מפקיד את המשכורת שלך ישירות בחשבון הבנק שלך, כל המחאה מגיעה עם גוש של משכורת המפרט מידע כמו השכר ברוטו שלך, מיסים, וניכויים אחרים לפני מס. מומחים אומרים שעליך לשמור על טפסים אלה עד שהגיע הזמן להגיש מיסים בשנה הבאה כדי שתוכל לבדוק אותם מול טופס W-2 השנתי שאתה מקבל מהמעסיק שלך. אם הסכומים ב- W-2 ובתאי השכר שלך לא מסתכמים, אתה יכול לבקש טופס מס מתוקן, תוך שימוש בדקים כראיה.

אתה יכול גם להשתמש בדוחות השכר שלך כדי לוודא שההכנסה הרשומה ברשומת הרווחים שלך לביטוח לאומי לשנה היא מדויקת. המינהל לביטוח לאומי (SSA) כבר לא שולח הצהרות אלה בדואר, לכן עליכם להירשם לחשבון איתם בכדי לצפות בהצהרתכם..

כדאי לבדוק מדי שנה שגיאות בהצהרה שלך. אם ה- SSA יעריך את הכנסותיך למשך שנה אחת או יותר, זה ישפיע על מספר ההטבות שאתה זכאי לה בעת פרישתך. אם מצאת טעות, פנה ל- SSA כדי לתקן אותה בהקדם האפשרי.

רשומות ביטוח

אם אתה כמו רוב האמריקאים, יש לך לפחות כמה פוליסות ביטוח שונות. לדוגמה, יכול להיות לך ביטוח בריאות, רכב, חיים, בעלי בתים או שוכרים. כל אחת מהפוליסות השונות הללו מגיעה עם ניירת של המבטח המציגה מה הפוליסה מכסה ומה ההשתתפות העצמית שלך.

כל עוד יש לך את המדיניות, עליך להחזיק בניירת הנוכחית עבורה. זה יאפשר לך לבדוק את הכיסוי שלך לפני הגשת תביעה או להוכיח שיש לך כיסוי במקרה של סכסוך עם חברת הביטוח. כשאתה מחדש או משנה את המדיניות שלך, תקבל מערך ניירות חדש עבורה, ובשלב זה תוכל למחוק את הקודמים.

רשומות בנק

בכל פעם שאתה משתמש בכספומט או מבצע פיקדון או משיכה בחלון מגדלי הבנק, אתה מקבל קבלה. שמור אלה עד שתקבל את ההצהרה החודשית מהבנק כדי שתוכל לוודא שכל העסקאות שלך נרשמו כראוי. אחרי זה אתה יכול לזרוק אותם.

אם אתה מבצע בנקאות מקוונת, אין צורך להחזיק בדוחות הבנק החודשיים שלך לאחר בדיקתם. אתה תמיד יכול לגשת לאתר האינטרנט או לאפליקציה של הבנק כדי לגשת לעותק של הצהרתך בכל חודש נתון. אם אינך מקיים בנקאות מקוונת, כדאי לשמור את הדוחות החודשיים למשך שנה - או עד שבע שנים אם אתה זקוק להם לצורכי מס. אם אתה מקבל הצהרה שנתית הכוללת מידע מס, אתה יכול לשמור זאת במקום למחוק את הדוחות החודשיים.

אם אתה עדיין משתמש בצ'קים מנייר, החזק את הצ'קים שבוטלו - או את הרפרודוקציות שלהם שמצורפים להצהרה שלך - למשך שנה. ככה, תוכלו לייצר צ'ק כשאתם זקוקים לו כהוכחת תשלום. כל חודש עבר את כל הצ'קים שעברו את מגבלת השנה והגיש את אלה שקשורים למסים, הוצאות עסקיות, שיפוץ בית או תשלומי משכנתא. ניתן לגרוס את כל האחרים.

רשומות השקעה

אם תשקיע במניות, באגרות חוב או בקרנות נאמנות באמצעות חברת תיווך, היא תשלח לך הצהרה רבעונית כל שלושה חודשים כדי להראות כיצד ההשקעות שלך מסתדרות. שמור הצהרות אלה עד סוף השנה כאשר החברה שולחת את הדו"ח השנתי שלה. בדוק את דוחות הרבעון כדי לוודא שהם תואמים את הסיכום השנתי, ואז מחק אותם. המתן לסיכומים השנתיים כל עוד אתה הבעלים של ניירות הערך, בתוספת שבע שנים נוספות, למקרה שתזדקק להם לצורכי מס..

אם אתה קונה ומוכר מקוון מניות, אג"ח או קרנות בודדות, תקבל אישור רכישה. שמור את האישור הזה עד שתמכור את הערך כך שתוכל להתייחס אליו כשאתה מדווח על רווחי ההון מהמכירה על המסים שלך. לאחר מכן, סביר להניח שאתה אמור לשמור אותו עם מסמכי המס האחרים שלך למקרה שתצטרך אותו לביקורת.

מסמכי פרישה

גם תוכניות פרישה, כמו תוכניות 401 (k) ו- 403 (b) שולחות דוחות רבעוניים. מומחים אומרים שעליכם להתייחס לאלו כמו בדוחות רבעוניים לגבי השקעות אחרות: הקפידו לבדוק את ההצהרה השנתית שלכם, ואז זרקו אותם..

מומחים מסכימים שעליך לשמור על הדוחות השנתיים לפחות עד שתפרוש, ויש הממליצים לשמור עליהם כל עוד אתה ממשיך למשוך כסף מהתוכנית. זה חשוב במיוחד לתוכניות Roth IRA ו- Roth 401 (k) כך שתוכלו להוכיח שכבר שילמתם מיסים על התרומות שלכם. אם מקום העבודה שלך הוא אחד הבודדים שעדיין מציעים תוכנית פנסיה עם קצבה מוגדרת, מומחים ממליצים לשמור על כל המסמכים הקשורים לתכנית לצמיתות, גם לאחר שתפרוש..

מסמכי הלוואה

אם יש לכם חובות כמו משכנתא, הלוואת רכב או הלוואות סטודנטים, החזיקו את כל הניירת הנוגעת להלוואות אלה עד שהם ישולמו. זה כולל את הסכם ההלוואה ורישומים של כל התשלומים שלך. ניהול רשומות אלה מאפשר לך להוכיח בדיוק מה אתה חייב וכמה כבר שילמת.

ברגע שמשלמים הלוואה, עליכם לקבל מסמך נוסף המראה כי ההלוואה שולמה במלואה. עליך לשמור מסמך זה לפחות שבע שנים לרישומי המס שלך. עם זאת, אם יש לכם את המרחב, כדאי להחזיק אותו לנצח, כך שתוכלו להוכיח שההלוואה משתלמת. לגבי הלוואות משכנתא, עליכם בהחלט לשמור על הרשומה הזו לעד.

רשומות רכוש

אם אתה בעל בית, אתה צריך לשמור את כל הרשומות הקשורות לרכישת הבית שלך וכל שיפורים ביתיים גדולים שביצעת. זה כולל רישומים של כל הוצאות הקשורות לרכישת הבית, כמו שכ"ט עו"ד ועמלות נדל"ן. תזדקק למסמכים אלה בכדי לבסס את בסיס העלויות שלך - כלומר את הסכום הכולל שהכנסת לבית - כשאתה מוכר אותו. מידע זה ישפיע על הסכום שאתה משלם במס רווח הון על המכירה.

באופן דומה, אם אתה הבעלים של בית נופש או שאתה משקיע בנכסים להשכרת נדל"ן, עליך לשמור את אותם המסמכים עבור כל הנכסים שבבעלותך בנוסף לביתך הראשי. לצורכי מס, החזיק במסמכים אלה עד שבע שנים לאחר שמכרת את הנכס.

מסמך שימושי נוסף לשמירה הוא חשבון מס הרכוש הרבעוני שלך. שמור את החשבונות, כמו גם את התקבולים או המחאות שבוטלו כדי להוכיח שביצעת את התשלומים, עד שתגיש את המסים בשנה הבאה. אם אתה מעורב במחלוקת כלשהי סביב תשלום הארנונה שלך, שמור את החשבון עד ליישוב המחלוקת.

מסמך נוסף שאתה צריך לשמור - ולדאוג לשמור במקום בטוח - הוא הכותרת לביתך. מסמך זה הוא ההוכחה המשפטית שלך שאתה הבעלים של הנכס. שמור את הכותרת לביתך עד שתמכור אותה. עשה אותו דבר עבור הכותרת לרכב שלך אם יש לך כזה.

אם אתה שוכר, לא יהיו לך רשומות רכישה לדאוג לגביהן, אך ככל הנראה יש לך הסכם שכירות שחתמת עליו כשתעבור לגור. שמור מסמך זה כל עוד אתה גר בבית כדי שתוכל התייחס אליו אם יש לך מחלוקות עם בעל הבית שלך. לאחר שעברתם, החזיקו בחוזה ההשכרה עד שבעל הבית יחזיר את הפיקדון. אחרי זה אתה יכול לקרוס את זה.

רשומות אישיות

חלק מהמסמכים החשובים ביותר שבבעלותך הם אלה המתעדים את האירועים החשובים בחייך. תלוי באיך עבר סיפור חייך, אלה יכולים לכלול את אחד הדברים הבאים:

• תעודות לידה (משלך ושל ילדיך)
• ניירות אימוץ
• כרטיס ביטוח לאומי
• רישיון נישואים
• צו גירושין
• תעודת התאזרחות
• ניירות שחרור צבאי
• צוואות, נאמנויות, ייפוי כוח ומסמכי תכנון עזבון אחרים
• תעודות פטירה (לבן / בת זוג וקרובי משפחה אחרים)

יהיה עליך להשתמש במסמכים אלה בזמנים שונים במהלך חייך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בתעודת לידה או בכרטיס ביטוח לאומי כמזהה בעת הגשת בקשה לרישיון נהיגה או דרכון; תצטרך להפיק את צו הגירושין שלך אם אתה רוצה להתחתן שוב, והיורשים שלך יזדקקו לגישה לרצון שלך לאחר מותך. שמור מסמכים אלה לנצח, ושמור אותם במקום מאובטח, כגון כספת.

דובר הצרכנים מדבר על כספות, אומר שאם יש לך כזו, כדאי לשמור רשימה של תוכנו. אתה יכול להתייחס אליו אם אתה חושד שמשהו חסר. שמור רשימה זו כל עוד יש לך את התיבה.

כיצד לאחסן את הרשומות שלך

לאחר שמיינתם את כל הרשומות והבנתם מה לשמור, עליכם להחליט היכן לשמור אותו. ישנן שתי דרכים עיקריות לאחסון המסמכים שלך: על נייר או בצורה דיגיטלית. בכל דרך שתבחר, תצטרך מערכת לשמירה על הרשומות שלך, כך שתוכל למצוא אותן בקלות כשאתה צריך. ובזמן שאתה עובד על סדר הקבצים שלך, אתה יכול לנקוט בכמה אמצעי זהירות כדי להגן על המסמכים הרגישים שלך מפני נזק וגניבה.

אחסון מסמכי נייר

מסמכי נייר נכנסים למספר קטגוריות שונות. יש לאחסן תקבולי כרטיסי אשראי, קבלות כספומט ותלושי פיקדון בבנק במשך פחות מחודש. אתה יכול לשים אותם במעטפה או להצמיד אותם במעמד קבלה. בסוף החודש תוכלו לבדוק את כולם כנגד כרטיס האשראי או הצהרת הבנק שלכם ואז להיפטר מהם.

בשלב הבא, יש לשמור כמה מסמכים - כמו דוחות השקעה רבעוניים וטפסים ביטוחיים - למשך שנה או פחות. דרך שימושית לאחסון אלה היא בארון תיוק או בארגז תיקים עם תיקייה נפרדת לכל קטגוריה: בית, מכונית, פיננסי וכדומה. אם יש לך מקום פנוי ויש לך רק כמה מסמכים לאחסן, מארגן קבצי אקורדיון עם מספר כיסים מובנים מציע אלטרנטיבה קומפקטית.

לבסוף, ישנם מסמכים שאתה צריך לאחסן לטווח הארוך, כגון החזרי מס ורישומי נכסים. בעזרת אלה אתה צריך להחליט מה חשוב לך יותר: להגן על הקבצים שלך או לשמור עליהם נגישים.

אחסון המסמכים לטווח הארוך בארון קבצים, יחד עם המסמכים לטווח הקצר, יקל למצוא אותם כשתזדקק להם. ואם בחרתם בארון קבצים עם מנעול, הוא ירחיק את המידע האישי הרגיש שלכם מעיניים סקרניות. עם זאת, זה לא יגן על מסמכים אלה מפני נזק במקרה של שריפה או שיטפון. לעומת זאת, אחסון המסמכים בכספת חסינת אש יגן עליהם מפני נזקים וגניבות, אך הדבר יכביד עליהם על הגישה.

המומחית לעסקים קטנים ברברה וולטמן, משוחחת עם דוחות צרכנים, ממליצה לבחור בכספת חסינת אש למסמכים רגישים במיוחד: הצהרות בנק והשקעות, מסמכי מס, מסמכי תכנון עזבון ומידע פנסיוני. מכיוון שמסמכים אלה מכילים מידע אישי, כגון מספר תעודת הזהות שלך, השארתם במקום היכן שאחרים יוכלו למצוא אותם מסכנת אותך לגניבת זהות.

כדאי גם לשמור מסמכי ביטוח בכספת בכדי שתוכלו לשחזר אותם לאחר שריפה, שיטפון או פריצה. זה כולל את פוליסות הביטוח שלך והעתק של מלאי הבית שלך, שתצטרך להגיש תביעה. מומחים מציעים גם להכין רשימה של כל החשבונות החשובים ביותר שלך ולשמור אותה בכספת שלך לעיון.

אחסון מסמכים אלקטרוניים

שמירת המסמכים הכספיים שלך בצורה דיגיטלית יכולה להיות קלה יותר מאחסון מסמכים פיזיים. קבצים אלקטרוניים תופסים פחות מקום בביתך מאשר ארונות תיוק מלאים בנייר, והם לא יכולים להיהרס על ידי שריפות או שיטפונות. אם אתה כבר מקבל את מרבית החשבונות וההצהרות שלך בצורה דיגיטלית, קל לתעד אותם בכונן הקשיח, ואם יש לך מסמכי נייר, אתה יכול להמיר אותם לצורה אלקטרונית על ידי סריקת אותם.

עם זאת, קבצים אלקטרוניים חשופים לאיומים אחרים, כמו וירוסי מחשב ופריצות. כך תוכלו להגן על הרשומות הדיגיטליות שלכם מפני הסכנות הללו:

• השתמש בהגנת סיסמא. ראשית, וודא שאתה משתמש בסיסמאות חזקות עבור כל החשבונות הפיננסיים המקוונים שלך. שנה את הסיסמאות שלך לעתים קרובות והימנע משימוש באותה סיסמה עבור אתרים מרובים. אם אתה מאחסן עותקים של רשומות פיננסיות בכונן הקשיח, אתה יכול להגן על סיסמה על הקבצים הנפרדים או על התיקיות שאתה שומר עליהם. Digital Trends מסביר כיצד לעשות זאת הן עבור מחשבי Windows והן של מקינטוש..
• התקן תוכנת אנטי-וירוס. וירוסי מחשב וסוגים אחרים של תוכנות זדוניות עלולים לגרום נזק לקבצים שלך או לנתק את הגישה אליהם. כדי להימנע מבעיות אלה, התקן במחשב תוכנית אנטי-וירוס טובה ושמר אותה מעודכנת. התייעץ בפרסומי טכנולוגיה כגון PC Magazine ו- CNET כדי למצוא את תוכנת האנטי-וירוס הטובה ביותר עבור מכונות ומכונות Windows.
• השתמש במגן מתח. איום נוסף על המחשב שלך הוא דוקרני חשמל שיכולים לטגן את המרכיבים הפנימיים העדינים שלו. הדרך הטובה ביותר להפחית איום זה היא לשמור על מחובר למחשב למגן מתח. רצועות חשמל עם הגנת מתח יכולות להגן על עד תריסר מכשירים אלקטרוניים בבת אחת.
• שמור עותקי גיבוי. לא משנה באיזו מידה תגן על המחשב שלך, אינך יכול לבטל לחלוטין את הסיכון שהוא ייפגע או ייגנב. עם זאת, אם תשמור עותקי גיבוי של הקבצים שלך בענן, לא תאבד גישה אליהם גם אם תאבד את המחשב. וודא שספק אחסון הענן שלך משתמש בטכנולוגיית הצפנה כך שהאקרים לא יוכלו להשיג בקלות את הקבצים שלך. לחלופין, תוכל לגבות את הקבצים שלך בכונן קשיח חיצוני המוגן באמצעות סיסמה.

אחסון רשומות אישיות

מומחים חלוקים בדעותיהם היכן עליכם לשמור רישומים אישיים חיוניים כמו תעודות לידה, דרכונים, צוואות והתארים לבית ולמכונית. Weltman ממליץ להכניס מסמכים אלה לכספת בבנק, אך מומחים אחרים מציינים כי פעולה זו תאפשר לך לגשת למסמכים רק במהלך שעות הבנק. כמו כן, אם תמות, הכספת שלך יכולה להיות אטומה, מה שמקשה על היורשים שלך להשיג את התכולה. מומחים אלה אומרים כי כספת חסינת אש היא המקום הטוב ביותר למסמכים חיוניים אלה.

אולי האופציה הבטוחה מכולן היא ליצור עותקי גיבוי של המסמכים החשובים ביותר שלך, כמו תעודות לידה ונישואין. זה יאפשר לך לשמור כספת בכספת ואחת בכספת חסינת אש שלך בבית.

גריסת מסמכים ישנים

כדי להגן על עצמך מפני גניבת זהות אתה צריך לעשות יותר מאחסון מאובטח את המסמכים שאתה שומר. עליכם גם להיפטר בבטחה מאלה שאתם זורקים. אם אתה פשוט זורק מסמכים עם מידע אישי רגיש לפח או לפח המיחזור, גנבים יכולים לדוג אותם מתוך הפח שלך בשפת המדרכה ולהשתמש בהם כדי לפרוץ לחשבונות שלך..

כדי להימנע מבעיה זו, השקע במגרסה קטנה למשרד הביתי. מגרסה צולבת היא הטובה ביותר מכיוון שהיא מגרסת את המסמכים שלך לחתיכות קטנות, ולא רצועות ארוכות שניתן יהיה להרכיב מחדש. אין צורך לגרוס כל פיסת נייר עם שמך עליו, אך מומחים טוענים כי חכם לגרוס כל דבר שמכיל מידע אישי אודותיך ממה שאתה יכול למצוא בספר הטלפונים..

על פי נתוני 'מיחזור מאמן', מרבית הערים מאפשרות לך לזרוק את המסמכים הכספיים המגוררים שלך בפח המיחזור על שפת המדרכה. עם זאת, סביר להניח שתצטרך להכיל אותם בשקית ניילון, בשקית נייר או בקופסת קרטון בכדי למנוע מהחלקים הקטנים להתפוצץ. משם. בדוק עם סוכנות המיחזור המקומית שלך כדי לברר מהם הכללים. ניתן גם להפוך את קרעי הנייר לקומפוסט או לעשות בהם שימוש חוזר כחומר אריזה.

סוג אחד של רשומות פיננסיות שאסור לכם למחזר הוא קבלות חנות וכספומט המודפסות על נייר תרמי. כפי שמסביר Recycle Coach, סוג זה של נייר מכיל ציפוי דק של פלסטיק BPA רעיל, שיכול לזהם שורה שלמה של נייר ממוחזר. אם בעיר שלך אין תוכנית חזרה מיוחדת לקבלות, פשוט זרוק אותם לפח. למרבה המזל, בקבלות אין מידע אישי רב עליהם, ולכן אין צורך לגרוס אותם תחילה.

חשוב גם לנקוט אמצעי זהירות בעת זבל של קבצים אלקטרוניים ישנים המכילים נתונים רגישים. אם אתה פשוט מזיז את הקבצים האלה לפח - אפילו אם אתה מרוקן את האשפה מייד - הקובץ לא נמחק לצמיתות. במקום זאת, על פי קרן האלקטרוניקה (Frontier Foundation) (EFF), המחשב שלך הופך את הקובץ לבלתי נראה והופך את השטח שהוא אפס לזמין להחלפה. עד שזה יקרה - שיכול להיות שבועות, חודשים או שנים בעתיד - הקובץ עדיין נמצא בדיסק שלך, שם האקר מיומן יכול לאחזר אותו.

כדי להיפטר מהקבצים שלך בצורה מאובטחת, עליך להורות למחשב שלך להחליף אותם מייד לאחר זבלם. ה- EFF מסביר כיצד לעשות זאת גם במחשבי מקינטוש וגם בחלונות.

מילה אחרונה

הגדרת מערכת אחסון עבור כל המסמכים הכספיים שלך דורשת קצת עבודה מקדימה, אך היא יכולה לחסוך לך זמן בטווח הרחוק. ברגע שאתה יודע בדיוק אילו מסמכים אתה צריך לשמור ולכמה זמן, זה הופך להיות עניין של שגרה לתקוע קבלות במעטפה, הצהרות רבעוניות בתיקיה, והחזרי מס בכספת חסינת אש שלך. כשאתה יודע איך להתמודד עם כל מסמך באופן מיידי, לא יהיה לך ערימה של ניירות על כל משטח בביתך, ולא תסתכן לאבד רשומות חשובות מכיוון שהם קבורים בערימה איפשהו.

שמירה על מסמכים מסודרים כוללת גם הטבות אחרות. אם הבית שלכם נפגע באסון טבע, הארנק או הארנק שלכם נגנב, או שמס הכנסה מחליט לבקר אתכם, תוכלו לשים את הידיים על כל המסמכים הדרושים לכם בכדי להתמודד עם הבעיה בהתראה ברגע. ארגון הרשומות הכספיות שלך יכול אפילו לעזור לך להבין את מצבך הכלכלי כך שיש לך תחושה טובה יותר של מה שאתה יכול ולא יכול להרשות לעצמך.

לפעמים, מיון דרך הרשומות הכספיות שלך יכול אפילו לגלות כסף חסר. לדוגמה, ייתכן שתגלה המחאה שלא הפקדת מעולם, שטר רפואי שאתה יכול להגיש להחזר או אפילו חשבון בנק ישן ששכחת שהיה לך. אם זה לא תמריץ טוב לסדר את חיי הכספים שלך, אני לא יודע מה כן.

באיזו מערכת אתה משתמש לצורך ארגון הרשומות הכספיות שלך בבית?