בדיקה שנתית בת 15 שלבים עבור העסק הקטן שלך - האם אתה בדרך?

הבריאות הפיננסית של העסק שלך היא חלק קריטי מהצלחתו. לפחות פעם בשנה, הקדש את הזמן לבחון את התנהלות העסק שלך וודא שאתה עושה את הצעדים הנחוצים להשגת היעדים שלך. להלן 15 צעדים שתוכלו לנקוט כדי לעשות בדיוק את זה

הכנסות

הכנסות הן סכום הכסף שהעסק שלך מכניס או מרוויח לפני הוצאת הוצאות כלשהן. ללא הכנסות, החברה שלך לא יכולה להרוויח ולהישאר בר-קיימא בטווח הרחוק. כך תוכלו להבטיח שההכנסות שלכם יובילו לתוצאות כספיות חיוביות.

שלב 1: השווה את יעדי ההכנסות לפדיון בפועל

כל עסק זקוק לתקציב המפרק הכנסות והוצאות צפויות. אך קחו בחשבון שתקציב לא נועד לאסוף אבק ברגע שנוסח. זהו מסמך חי שיכול לעזור לך לקבל החלטות טובות יותר ולזהות תחומי שיפור במהלך השנה.

העלה את התקציב הנוכחי שלך והשווה את יעדי ההכנסות שלך לתוצאות שלך בפועל. האם התגעגעת למטרה שלך? אם כן, מדוע? יתכן שתצטרך להתאים את ההוצאות שלך כדי לפצות על חסרונות בהכנסות.

אם פגעת ביעדי ההכנסות שלך או חורגת ממנה, מה עשית נכון? האם אתה יכול לעשות יותר מזה בעתיד? השתמש בחלק מעודפי ההכנסות שלך כדי לבנות את קופת החירום שלך.

שלב 2: לגוון

בזמן שאתה בודק הכנסות, עיין בכמה מההכנסה שלך נובעת מלקוח אחד או ממוצר אחד. אם חלק משמעותי מגיע ממקור אחד, מה היה קורה אם זרם ההכנסות הזה יתייבש מחר? האם העסק שלך יהיה בצרה קשה? גיוון למוצרים או שווקים חדשים יכול להיות מסוכן, אך זה גם יכול לעזור לך לשמור על מידה של יציבות.

שלב 3: מיקור חוץ

כמה מזמנך מבלה במשימות שאינן מניבות הכנסה כמו מדיה חברתית, הנהלת חשבונות, תחזוקת אתרים או התמודדות עם תיבת דואר נכנס חסרת תחתית לכאורה? אם הזמן שאתה משקיע במשימות אלה מעכב צמיחה, הגיע הזמן למיקור חוץ במיקור חוץ מאותם אזורים בעסק, כך שתוכל להתמקד בגידול הכנסותיך.

שלב 4: עיין ברשימת הלקוחות שלך

האם יש לך לקוחות או לקוחות שמזלזים את האנרגיה שלך? אולי הם אלה שתמיד מתמקחים על מחיר או מתלוננים לא משנה כמה קשה לך לעבוד כדי לרצות אותם. אולי הגיע הזמן לשחרר את הלקוחות האלה.

כשאתה מקים חברה מקובל שבעלי עסקים יקבלו על עצמם כל לקוח משלם, לא משנה כמה הם מתקשים. אבל בשלב מסוים, הלקוחות הבעייתיים הללו יכולים לעלות לך יותר בזמן והפסד אבוד מכפי שהם שווים. אם הזמן שאתה מבלה על לקוחות עם ניקוז אנרגיה מרמה אותך מהעבודה עם לקוחות שאתה אוהב, פטר אותם בנימוס ומקצועי.

הוצאות

חשוב להתמקד במכירות וצמיחה, אך אם אינך מנהל עלויות, הכנסות עפות מהדלת מהר ככל שהן נכנסות. הנה כיצד להיות מודעים יותר להוצאות העסק שלך.

שלב 5: עיין במגמות שנה-על-שנה

עיין בדוחות הרווח וההפסד שלך במשך השנים האחרונות. איך ההוצאות שלך השתנו משנה לשנה? אם העסק שלך צומח, עלייה מסוימת בעלויות היא סבירה. אחרי הכל, הוצאות מניעות לעיתים קרובות הכנסות. עם זאת, אם אינכם שמים לב מקרוב, הוצאות מסוימות עלולות לצאת מכלל הספק. בדוק מקרוב את ההוצאות שלך ובדוק אם אתה יכול לקצץ בעלויות מבלי להשפיע לרעה על האיכות.

שלב 6: סקור הוצאות חוזרות

המודל העסקי מבוסס המנוי פורח. במקום לקנות מוצרים ושירותים לפי הצורך, אתה משלם אגרה חודשית או שנתית כדי לקבל אותם על בסיס קבוע. זה נוח מכיוון שכבר אינך צריך לדאוג לגבי נגמר המוצר או להשהיית השירות שלך. אך נוחות זו מגיעה בעלות אם אתה משלם עבור הרשמות שאינך משתמש בהן.

בדוק את המנויים שלך ובטל את כל מה שאתה כבר לא משתמש בו. עבור אלה שאתה מחליט לשמור, שקול אם רמת התוכנית עדיין מתאימה לך. לדוגמה, ייתכן שתשלם עבור תכונות פרימיום בתוכנת ניהול החשבונאות או המדיה החברתית שלך כאשר גרסה נמוכה יותר של חברה כמו פנקסים מהירים יענה על הצרכים שלך באותה מידה.

טיפ מקצוען: אם העסק שלך משלם לעובדים או לקבלנים, יש צורך בחברת שכר אמינה. שכר Quickbooks משתלב נכון בתוכנת הנהלת החשבונות של Quickbooks והופך הכל ללא תקל ופשוט.

חייבים

חשבונות חייבים הם כסף שלקוחות חייבים בתמורה או שירותים שכבר סיפקת. עסק רבים עברו מכיוון שלמרות שהמכירות היו חזקות, הכנסותיו ישבו בחשבונות חייבים במקום בבנק. כך תוכלו להשקיע כמה דקות מזמנכם בכדי לשמור על תזרים המזומנים חזק.

שלב 7: סקירת נהלי אוסף

האם יש לך חייבים חריגים שעברו 30, 60 או 90 יום חלפים או יותר? הגיע הזמן לבדוק את נהלי הגבייה שלך. מחקר שנערך על ידי סוכנויות הגבייה המסחרית באמריקה מצא כי ההסתברות לאיסוף בחשבון עברייני יורדת בצורה דרסטית ככל שהיא לא נפרשת. לאחר 30 יום שעבר, יש לך סיכוי של 88.7% לגבות, אולם עד 90 יום שחלפו, הסיכוי הזה יורד ל 68.9%.

אז איך אתה נמנע מקשראות הכנסותיך הקשות במאזן שלך?

• קיצור תנאי תשלום. חשבוניות נייר למשלוח וקבלת המחאות היו פעם הנורמה. בסביבה זו, הגיוני ללקוחות 30 יום לשלם משום שהאפשר עיכוב בדואר. כיום, מרבית חשבוניות הדוא"ל העסקיות ומנפיקות תשלומים אלקטרוניים. שנה את תנאי התשלום שלך מ"נטו 30 "ל"תשלום המגיע עם קבלתם" ומעקב לאחר שבועיים.
• מעקב עם לקוחות ברגע שהתשלומים יגיעו לתשלום. קל להתעלם ממכתבי אימיילים וכתובות אימיילים כתובים. הרם את הטלפון והתקשר ללקוחות כאשר התשלומים שלהם מאחרים. תברר במהירות אם יש בעיה ותוכל לפתור אותה תוך שמירה על קשר לקוחות טוב.
• תן ללקוחות תמריץ לשלם. לקוחות תמריץ לשלם מוקדם או להעניש את המשלמים באיחור. תמריץ נפוץ הוא הנחה של 10% אם הלקוחות משלמים תוך 10 יום. עמלות מאוחרות יכולות להיות עמלה קבועה או אחוז מסכום החשבונית. לדוגמה, ייתכן שתגבה 1.5% מהיתרה שלא שולמה לחודש, החל מחשבונית שחלפה 30 יום.

הישארות מעודפות חייבים והתקשר עם לקוחות שחלפו בעבר היא משימה עסקית חיונית, אך אחת מהן אין הרבה זמן או נטייה לבעלי עסקים קטנים. אם משימות אלה תמיד נמצאות בתחתית רשימת המטלות שלך, קח בחשבון שהן דברים מצוינים למיקור חוץ.

שלב 8: עיין בתנאים בחוזים וחשבוניות

הלקוחות שלך לא ישלמו לפי לוח הזמנים אם הם לא יודעים מה לוח הזמנים שלך. וודא כי חוזי הלקוח והחשבוניות שלך מציבים ציפיות ברורות למועד פירעון התשלומים ומה קורה כאשר התשלומים מאחרים.

לדוגמה, האם תשהה את השירות? האם תדרוש תשלום מראש עבור שירותים עתידיים? האם תשלחו אותם לאוספים? כאשר מונחים מונחים בחוזים ובחשבוניות שלך, יש לך שבב מיקוח בדיונים עם משלמים מאוחרים.

חייבים

חשבונות הניתנים לתשלום הם כסף שהעסק שלך חייב לדברים כמו כלי עזר, מלאי ואספקה. ניהול חשבונות חייבים הוא חיוני מכיוון שאם אינך שולט בתשלומים שלך, אתה יכול להשיג במהירות מוניטין כמשלם איטי אצל הספקים והספקים שלך. זה יכול גם לעלות לך כסף בצורה של עמלות מאוחרות, עלויות ריבית מוגברות ואפילו ספקים שאבדו. כך תוכלו לוודא שאתם מנהלים באחריות בתשלום החשבונות שלכם.

שלב 9: סקור אגרות מאוחרות

האם העסק שלך שילם עמלות מאוחרות בשנה שעברה? דבר אחד לשכוח תשלום מדי פעם, אבל אם אתה מפסיד נתח מההכנסות שלך לדמי איחור בגין חובות שעברו פירעון, עליך לזהות את הסיבה.

אולי אתה מתקשה לשלם את החשבונות שלך מכיוון שהלקוחות שלך אטים לשלם לך. או אולי הספרים שלך לא מאורגנים והיית מרוויח ממערכת הנהלת חשבונות טובה יותר. שוב, הנהלת חשבונות ותשלום חשבונות הם אזורים קלים למיקור חוץ אם מדובר במשהו שאתה מתמודד איתו להתמודד בעצמך.

נכסים

נכסים הם פריטי ערך שבבעלות העסק שלך. אלה כוללים פריטים מוחשיים כמו מזומנים, מלאי, ריהוט וציוד, כמו גם נכסים בלתי מוחשיים כמו זכויות יוצרים, פטנטים, והמוניטין של העסק שלך. אם אינך עוקב אחר הנכסים שלך כראוי, יתכן שלא תדע כיצד משתמשים בהם, מתי צריך לתקן אותם או להחליף אותם, או מתי קורה הפסד. כך תוכלו להבטיח שאתם מגנים על ההשקעות שלכם.

שלב 10: סקור את לוח הנכסים הקבועים שלך

מה בבעלותך? כל עסק זקוק ללוח רכוש קבוע הכולל תיאור של כל נכס וכן מחיר הרכישה והתאריך שלו. זה יכול להיות גיליון אלקטרוני פשוט או לוח זמנים לפחת מפורט שמוחזק על ידי רואה החשבון שלך. לפחות פעם בשנה, עיין ברשימה זו כדי לוודא שנוספו פריטים חדשים כדי שלא תחמיץ שום ניכויי פחת יקרי ערך על החזר המס שלך..

חפש גם פריטים שסילקת מהם שצריך להסיר מהרשימה. לעתים קרובות, עסקים מחליפים ציוד ישן או מוציאים אותו משירות אך שוכחים להסיר אותו מרשם הרכוש הקבוע שלהם. אם אתה נדרש להגיש החזר רכוש אישי לעסק שלך עם המדינה או הממשלה המקומית, השארת נכסים ישנים ברשימה יכולה להיות פירושה שאתה משלם יותר מדי מס זה כל שנה.

שלב 11: בצע בדיקת תיקון והחלפה

בדוק את הנכסים הפיזיים שלך, כגון כלי רכב, ציוד, ריהוט ומחשבים. האם מישהו מהם זקוק לתחזוקה? עכשיו זה זמן טוב לתזמן את זה. כשאתה בעניין, שקול אם צריך להחליף מישהו מהנכסים הפיזיים שלך בשנה-שנתיים הקרובות. אם כן, ייתכן שתרצה להתחיל להפריש כספים לכיסוי ההחלפה כעת.

שלב 12: עקוב אחר המוניטין המקוון שלך

המוניטין של העסק שלך אינו פריט במאזן, אך אל תטעה: בעולם הממוקד באינטרנט של ימינו, פיקוח על המוניטין המקוון שלך הוא חיוני.

גוגל שם העסק שלך כדי לראות מה עולה. בדוק ביקורות ב- Yelp ואתרי ביקורת אחרים. אם אתה מוצא ביקורות שליליות, השב לפידבק הבונה באופן שמראה ללקוחות שאתה רוצה לעשות דברים נכונים. אם אתה רואה מידע שאינו מדויק או בלתי הולם, בדוק את הסרתו.

אזורים אחרים

להלן כמה צעדים נוספים בכדי להבטיח כי העסק שלך יהיה בריא ופונה לאן שאתה רוצה שהוא יגיע.

שלב 13: סקור את המבנה המשפטי שלך

האם העסק שלך הוא בבעלות בלעדית, שותפות, LLC, S- או תאגיד? האם המבנה המשפטי הזה עדיין הגיוני? אם העסק שלך צמח משמעותית מאז שבחרת בסוג היישות שלך, דבר עם רואה החשבון או היועץ שלך אם המבנה העסקי הנוכחי שלך הוא עדיין המתאים לך..

רפורמת המס ערכה מספר שינויים בכללי המס לעסקים, ובמיוחד לתאגידים. יתכן שתוכל לנצל הזדמנויות חדשות לתכנון מס ולהוריד את חשבון המס שלך על ידי שינוי המבנה העסקי שלך.

שלב 14: בדוק את כיסוי הביטוח העסקי שלך

כיצד העסק שלך השתנה בשנה האחרונה? שינויים בגודל העסק, במבנה ובמודל העסקי שלך יכולים להשפיע על סוג הכיסוי הביטוחי הנדרש לצורך הגנתו. ייתכן שתוכנית הביטוח איתה התחלת כבר לא מתאימה.

קבע פגישה עם סוכן הביטוח שלך כדי לדון אם אתה צריך להוסיף כיסוי או להגדיל את המגבלות שלך לגבי אחריות כללית, רכוש, אחריות מקצועית, פיצוי עובדים או כיסוי מטריה. כשאתה בעניין, קבל הצעות מחיר תחרותיות מחברות אחרות. קניות בסביבה עשויות להביא לך תעריף טוב יותר עבור אותו כיסוי.

שלב 15: בדוק את האבטחה המקוונת שלך

חשוב לשמור על המידע שלך, ועל המידע של הלקוחות שלך, בטוח ופרטי. בצע את הצעדים הבאים של הברית הלאומית לאבטחת סייבר כדי להבטיח שהנתונים שלך מוגנים:

• וודא שתוכנת האבטחה בכל המכשירים שלך היא עדכנית להגנה מפני וירוסים, תוכנות זדוניות ואיומים מקוונים אחרים.
• הפעל עדכוני תוכנה אוטומטיים אם זו אפשרות.
• השתמש תמיד בסיסמאות חזקות ובאימות דו-גורמי בכל הזדמנות אפשרית.
• גבה נתונים בענן או בכונן קשיח נפרד על בסיס קבוע.
• להבטיח שהגישה למידע או למערכות קריטיות מוגבלת לעובדים הזקוקים להם כדי לבצע את עבודתם.
• יש מדיניות ברורה לגבי מה העובדים יכולים לשמור ולהתקין במחשבי העבודה והמכשירים שלהם.
• הכשר עובדים לעולם לא לפתוח קישורים חשודים בדוא"ל או לבקר באתרים לא ידועים.

מילה אחרונה

חברה בריאה לא מסתכמת רק ברווחים. מדובר גם בקריאה בין השורות ולשאול את השאלות הנכונות כדי לראות כיצד תוכלו לשפר את העסק שלכם. הצעדים שלעיל לוקחים זמן, כך שאם לא נראה שאתה מקדיש כמה ימים להתמודד עם הכל פעם בשנה, הניח כמה שעות בכל חודש או רבעון ושבר את הרשימה לחתיכות הניתנות לניהול..

לא משנה מה השיטה שתבחר, ניהול בדיקה עסקית יכול לתת לך תחושה טובה של מה שקורה עם העסק שלך ולעזור לך להימנע מכל שיהיה פיננסי בהמשך..

האם אתה בודק בקביעות את מצבו הבריאותי של העסק שלך? אילו צעדים תוסיף לרשימה זו?