8 דרכים להגדיל את הפרודוקטיביות של העובדים בעסק הקטן שלך

אבל מה עם הצוות שלך? שלא כמו תאגידי ענק, אין לך תקציב שכר מסיבי, כך שכל רגע שהצוות שלך נמצא בשעון צריך להשתמש ביעילות ככל האפשר.

עם זאת, לעובדים בארצות הברית יש בעיה בפריון. אנו מבלים יותר בעבודה מרוב המדינות המתועשות האחרות, אך כל הזמן הנוסף הזה לא אומר שאנחנו עושים יותר. למעשה, הפרודוקטיביות נמצאת בדרך כלל במגמת ירידה מאז המיתון הגדול.

אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיל את הפרודוקטיביות היא להגביר את מעורבות העובדים מכיוון שפרודוקטיביות ומעורבות הולכים יד ביד. עם זאת, ישנן הרבה אסטרטגיות חסכוניות אחרות בהן תוכלו להשתמש בכדי להשיג יותר מהצוות שלכם.

החשיבות של איזון בין עבודה לחיים

לפני שתיישם תוכניות לשיפור התפוקה של הצוות שלך, חשוב להבין את הפסיכולוגיה העומדת מאחורי הפרודוקטיביות עצמה. מה בדיוק זה שהופך חלק מהעובדים לפרודוקטיביים יותר מאחרים?

התשובה די פשוטה. מחקרים שנערכו באוניברסיטת וורוויק מצאו שכאשר העובדים שמחים הם 12% יותר פרודוקטיביים. אושר ואיזון חיובי בין עבודה לעבודה מתורגמים לרוב לעובדים שעוסקים, מחויבים, והכי חשוב, פרודוקטיבי.

אם זה נשמע קצת פשוט מדי, התבונן בשוק העבודה בדנמרק. על פי סקר הערכים העולמי, הדנים הם המאושרים בעולם וזה כולל את הזמן שהם מבלים בעבודה. משרד החוץ של דנמרק קובע שהם גם המדינה השנייה היצרנית ביותר באיחוד האירופי.

מדד החיים הטובים ביותר ב- OECD מדרג את דנמרק והולנד בראש רשימתן במדינות עם האיזון הטוב ביותר בין חיי עבודה. כפי שאפשר לנחש, ארצות הברית כמעט בתחתית.

מכאן אנו יכולים להסיק באופן סביר שככל שתפעלו להגברת הבריאות, האושר ואיזון חיי העבודה של הצוות שלכם, כך הם יחזירו את החסד עם התפוקה הגבוהה יותר. זה, בתורו, מוביל לרווחים גבוהים יותר עבורך, וסביבת עבודה טובה יותר עבור כולם.

כיצד לשפר את הפרודוקטיביות של הצוות שלך

לא נדרש תקציב שכר עצום כדי לשפר את חיי העבודה של אנשים. יש הרבה מה שאתה יכול לעשות כבעל עסק קטן כדי לשפר את המצב עבור הצוות שלך.

1. הגדר שעות עבודה סבירות

זה אולי נראה פרודוקטיבי, אך מחייב את הצוות שלך לעבוד פחות עשוי לעודד אותם לייצר יותר.

על פי חברת Fast Company, עובדים בדנמרק בדרך כלל עובדים רק 33 שעות בשבוע. וכן, הם מקבלים חופשה של לפחות חמישה עד שישה שבועות בכל שנה (יחד עם חופשת לידה של עד שנה כאשר הם זקוקים לה).

בארצות הברית, שעות ארוכות נתפסות לעתים קרובות כסימן למחויבות. עם זאת, הדבר עלול לגרום ל"נוכחות ", כלומר כאשר העובדים בעבודה אך אינם מתפקדים במלוא יכולתם עקב מחלה, חסך שינה או גורמים רפואיים אחרים. מבדיקת עסקים של הרווארד נאמר כי הנוכחות יכולה לצמצם את הפרודוקטיביות בשליש. שעות ארוכות יכולות גם להפחית עוד יותר את הפרודוקטיביות כתוצאה מלחץ, התנתקות ואיזון מוטה בין חיי העבודה.

כדי להילחם בזה, עשו ככל שתוכלו לצמצם את שעות הצוות שלכם. תן לאנשים לחזור הביתה מוקדם בשעות אחר הצהריים של יום שישי, או לתת להם את הגמישות להיכנס מאוחר יותר ביום שני בבוקר. לא רק שזה יעזור להפחית את עלויות העבודה בעסק שלך, אך סביר להניח שתגלה שהצוות שלך יעבוד קשה יותר בתמורה.

2. היו גמישים עם תזמון

צמצום שעות הוא אסטרטגיה אחת להגברת הפרודוקטיביות; היות גמישות בשעות העבודה קשורה קשר הדוק.

הצרכים של כולם הולכים להיות שונים, אז דברו עם האנשים שלכם כדי לגלות איפה הם זקוקים לגמישות רבה יותר במהלך שבוע העבודה שלהם. לדוגמה, יתכן שיש לך אדם אחד שאוהב הפסקת צהריים ארוכה יותר בימי שלישי כדי להשתתף בשיעור יוגה, בעוד שמישהו אחר ישמח לעזוב מוקדם בימי רביעי כדי לאסוף ילד מהמעון..

בהתאם לעסק שלך, יתכן שלא תוכל לספק את הצרכים של כולם. עם זאת, לגלות מי צריך מה ולעשות כמיטב יכולתך בכדי להעניק לקבוצה גמישות רבה יותר, יראה כי אכפת לך מאושרם ורווחתם. זה, בתורו, יכול להגביר את המעורבות ולהוביל לפריון רב יותר.

3. תנו לצוות שלכם יותר אוטונומיה

לכל חברה יש נורמות וערכים תרבותיים שונים. וכן, נורמות וערכים אלה משפיעים ישירות על אופן התנהגותנו. בתחילת שנות השבעים פיתח הפסיכולוג חרט הופסטדה מסגרת למדידת נורמות חברתיות אלה תוך שימוש במימדים התרבותיים של הופסטדה..

המימדים התרבותיים של הופסטדה מודדים שישה ממדים בכל תרבות. אלו כוללים:

• מדד מרחק כוח
• אינדיבידואליזם לעומת קולקטיביזם
• הימנעות חוסר ודאות
• גבריות לעומת נשיות
• אוריינטציה לטווח הארוך לעומת אוריינטציה לטווח הקצר
• פינוק מול איפוק

כשאתה מבין את המימדים הייחודיים של תרבות ואיך הערכים הקולקטיביים שלהם שונים משלך, אתה יכול להיות מתקשר טוב יותר ומנהל טוב יותר..

אז מה כל זה קשור להגברת הפרודוקטיביות בעסק הקטן שלך? ובכן, לא מעט, במיוחד כשמדובר באוטונומיה.

אוטונומיה, או היעדרם, קשורים ישירות למדד מרחק הכוח. מרחק כוח הוא הציפייה והאמונה שכוח מופץ באופן לא שווה. לכן, במדינות עם מדד גבוה למרחק כוח, חברי ארגון פחות חזקים מאמינים באי שוויון כוח. המנהל שלהם אומר להם מה לעשות, והם עושים זאת ללא עוררין. במדינות עם מדד מרחק כוח נמוך, חברי הצוות מאמינים כי הם נמצאים על בסיס שווה עם הבוס שלהם. היחסים קשורים יותר לשיתוף פעולה ופחות בנושא "בוס ועובד."

אין להתפלא שארצות הברית מחזיקה במדד מרחק כוח גבוה; אנו מדורגים על 40. לדנמרק יש את מדד מרחק הכוח הנמוך ביותר בעולם; הם מדורגים ב -18.

לדנים חיי עבודה עשירים ומועצמים בחלקם מכיוון שיש להם אוטונומיה רבה. ויש המון מחקר שמגבה את מה שדנים ידעו במשך שנים: יותר אוטונומיה = יותר אושר = פרודוקטיביות גבוהה יותר.

מחקר שפורסם בכתב העת האירופי לעבודה ופסיכולוגיה ארגונית מצא כי עובדים שהיו בעלי אוטונומיה ותמיכה גדולים יותר חוו סיפוק ומוטיבציה גבוהים יותר. מחקר אחר, שפורסם ב- Nordic Journal of Working Life Studies, מצא כי קבלת החלטות מבוזרת (הידועה גם בשם אוטונומיה) מביאה לפריון רב יותר בקרב העובדים הפינים..

כל זה מצביע על אותה מסקנה: ככל שתעביר יותר שליטה לחברי הצוות שלך, הם יהיו מאושרים ופרודוקטיביים יותר.

חשוב להבהיר כי מתן הצוות שלך יותר אוטונומיה לא אומר לאפשר להם לעשות מה שהם רוצים, מתי שהם רוצים. כל עובד זקוק לגבולות. אבל במקום להגיד לאנשים שלך מה לעשות, אמור להם מה אתה רוצה לראות ואז תן להם לבחור איך לעשות את זה. שיש לך את החופש לבחור איך ביצוע עבודתם הוא מרכיב חיוני באוטונומיה.

תן לאנשיך את הכוח לקבל החלטות בעצמם ככל האפשר. וכן, הראו שאתם סומכים עליהם שיעשו את עבודתם על ידי התרחקות. אתה עשוי להיות מופתע עד כמה נעשה הרבה יותר כשמסגרים את המושכות.

4. נסה להגביל את ההפרעות

על פי הוושינגטון פוסט, עובד טיפוסי מופרע או מחליף משימות כל שלוש דקות. וזה יכול לקחת 20 דקות ומעלה לחזור למקום בו הם הפסיקו.

הפרעות מהוות ניקוז עצום בפריון, והן יכולות לשדוד מאיתנו את מיטב הרעיונות והמאמץ שלנו. למרות שלעתים קרובות אנו מאלצים את עצמנו לעבוד מהר יותר לפצות על זמן אבוד, המהירות המוגברת באה במחיר.

חוקרים מאוניברסיטת הומבולדט גילו כי עובדים שהופרעו ללא הפסקה פיצו על זמן אבוד זה על ידי עבודה מהר יותר כדי להשלים את משימתם. אמנם זו לא הפתעה (אחרי הכל, כולנו עושים את זה), המהירות המוגברת הזו מובילה ללחץ גדול יותר, לחץ זמן ותסכול. גורמים אלה יכולים להגביל את הפרודוקטיביות במשימות עתידיות.

וושינגטון פוסט ראיין את מומחה היעילות אדוארד ג 'בראון, שמציע ליצור הסכם נעילת זמן עם חברי הצוות. מנעול זמן הוא "זמן שקט" מוסכם בו כולם יכולים פשוט להתמקד בעבודה שלהם. עם נעילת זמן, העובדים צריכים להסכים בכתב לא להפריע לעמיתיהם אלא אם כן יש מצב חירום.

בראון קובע כי לקוח אחד העריך באופן שמרני כי התפוקה האישית עלתה ב- 40% ל -60% ברגע שהחלו להשתמש בטכניקת ה- Time Lock.

כמובן שייתכן שהעסק שלך לא יוכל להשתמש בטכניקה זו. שוחח עם האנשים שלך על סוגי ההפרעות שהם מתמודדים איתם על בסיס יומי או שבועי. גלה אילו הפרעות הכי פוגעות בפריון שלהם, ועשו ככל שביכולתם כדי להפחית או לחסל אותן.

5. לשכור אנשים תומכים

נתחיל בתרחיש בדיוני. בעסק שלך יש לך שני מנהלים. המנהל הראשון שלך, ביל, מפקח על כל אחד מהצוות שלו בעיני נץ. אם לקוח מתלונן, הוא מייד מניח שזו אשמתו של הצוות שלו, והוא ממהר ליידע את כולם שהוא לא מרוצה מהביצועים שלהם. הצוות שלו עובד בסביבה של מתח, חוסר אמון ופחד.

שרה, המנהלת השנייה שלך, היא ההפך הגמור. היא מתייחסת לצוות שלה כמו למשפחה. היא ממהרת לתת למישהו אוזן קשבת, והיא הראשונה שתומכת ברעיון או יוזמה חדשים. היא תמיד מקשיבה לשני צידי הסיפור, וכשמישהו בצוות שלה זקוק לה, היא מקבלת את הגב שלהם. האווירה תחת שרה תומכת, מסבירת פנים ונינוחה.

אם היית עובד, לאיזה מנהל היית עובד הכי קשה?

הצוות שלך זקוק לתמיכה בעבודה, ושורת התמיכה הראשונה מגיעה מהמנהל שלהם, בין אם זה אתה או מישהו ששכרת. אם אתה רוצה לשפר את התפוקה של הצוות שלך, עליך לבחון מקרוב את המנהלים שלך (או את סגנון הניהול שלך)..

מיטב המנהלים מקפידים על מדיניות דלת פתוחה. המשמעות היא שהדלת שלהם פתוחה תמיד לחברי הצוות להיכנס ולהשמיע את דאגותיהם, לשאול שאלות או לדון בבעיות. אם חברי הצוות לא מרגישים בנוח לתקשר עם המנהל שלהם, או אם הם חוששים שישפטו אותם בחומרה על ידי גילוי שהם לא יודעים איך לעשות משהו, הפרודוקטיביות הולכת לסבול.

בשלב הבא, וודא שהצוות שלך יודע שהם יכולים לסמוך על התמיכה שלך. הצג התחייבות זו יום אחר יום, ואל תתייאש אם לוקח זמן להשיג את אמונם (במיוחד אם סביבת העבודה הייתה רעילה). עם הזמן האנשים שלך יראו שיש לך את הגב. וכן, המחויבות (והפרודוקטיביות) שלהם ישתפרו.

6. כבדו את גבולותיהם

תמיד תהיה שיחת טלפון נוספת שתחזור והודעת דוא"ל נוספת שתענה עליה. "הזחילה הדיגיטלית" של חיי העבודה של המאה ה -21 משפיעה על כולם, על הבוס ועל העובדים כאחד. עם זאת, ציפייה מחברי הצוות להגיב להודעות דוא"ל בשעה 22 בערב או עבודה מלאה בימי החופשה שלהם אינה רק בלתי סבירה, זה לא בריא.

אם אתה רוצה להגביר את הפרודוקטיביות, חשוב להכיר בעובדים שלך שיש חיים מחוץ לעבודה. זה נכון גם להפסקות צהריים. מחקר שפורסם בכתב העת Academy of Management Journal מצא כי הפרודוקטיביות ירדה (והעייפות עלתה) כאשר עובדים דילגו על ארוחת הצהריים.

יכול להיות קשה לעובדים להרפות מהעבודה, במיוחד בארצות הברית (שם, שוב, שעות רבות נתפסות לעתים קרובות כמחויבות גדולה יותר). אז, יידעו לאנשים שלכם שאתם מעריכים את חייהם מחוץ לעבודה. שאל אותם על משפחותיהם ותחביביהם, ועודד אותם לתזמן זמן לפעילויות והתחייבויות אלה בדיוק כמו שהם עושים עם פגישות ופרויקטים..

אתה צריך גם להוביל בדוגמה. השקיעו זמן במשפחה שלכם, תחביבים או עיסוקים רוחניים, ושיחו על האינטרסים שלכם לצוות שלכם. במידת האפשר, הימנע משליחת דוא"ל לאנשים שלך כאשר הם לא בעבודה.

לבסוף, וודאו שכולם בצוות שלכם לוקחים הפסקת צהריים ראויה; המשמעות היא לאכול רחוק מה שולחנות העבודה שלהם, באופן אידיאלי בחוץ היכן שהם יכולים לקבל קצת שמש ואוויר צח. במידת האפשר, צרו להם מרחב נקי ומזמין לאכילה, הן בתוך הבית והן בחוץ.

7. לפקח על רמות מתח

אפשר לחשוב שלחץ גבוה יותר יביא לירידה בפריון. זה נכון, אבל רק בנקודה מסוימת. יש רמה קסומה כאשר מתח יכול למעשה להגביר פריון.

חוק ירקס-דודסון, שפותח על ידי הפסיכולוגים רוברט ירקס וג'ון דילינגהם דודסון בשנת 1908, מכתיב כי הביצועים והפרודוקטיביות עולים ככל שרמת העוררות (מתח) עולה. עם זאת, אם רמות הלחץ הופכות גבוהות מדי, הפרודוקטיביות מתחילה לצלול.

לדוגמה, באיזו תדירות מצאת את עצמך מול תאריך יעד מאתגר שלא היית בטוח שתצליח לעמוד בו? האם התנפנפת, או שהפקת כמה מהעבודה הטובה ביותר שלך? אם המשימה לא הייתה מאתגרת מדי, סביר להניח שהעלית לאירוע באופן מעורר התפעלות. זהו חוק ירקס-דודסון בפועל. כאשר הלחץ והמורכבות הם ברמות הנכונות, סקירת ביצועים מסתתרת.

כעת, החלק המסובך הוא לדעת כמה מתח מוביל לביצועים מיטביים. משימות חדשות או קשות דורשות פחות עוררות לביצוע מיטבי, בעוד שמשימות ידועות או קלות דורשות רמות גבוהות יותר של לחץ כדי להגביר את המוטיבציה והפרודוקטיביות..

זו הסיבה שחשוב לבדוק מה העובדים שלך עושים ולנתח כמה מתח עשוי להיות קשור למשימות שונות. לאחר מכן תוכלו לנקוט צעדים להגדלת, או ירידה ברמת העוררות על מנת לשפר את הפרודוקטיביות.

הנה דוגמה: דמיין שביקשת מפאם, אחד העובדים שלך, לכתוב את עלון הלקוחות החודש. היא עשתה זאת כבר כמה פעמים, ולמרות שהיא כותבת היטב, בדרך כלל לוקח לה כמה ימים להשלמת המשימה. מבחינתה זו משימה ידועה עם עוררות נמוכה, כך שהיא עלולה לגרור קצת את רגליה.

אתה יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלה על ידי הפיכת המשימה למאתגרת יותר; לדוגמה, לבקש ממנה לראיין לקוח לניוזלטר החודש, או לתת לו מועד אחרון קצר יותר.

בקצה הנגדי של הספקטרום נמצא דניאל. בדיוק הגעת לו לממונה על הפקת הדוחות הכספיים השבועיים של העסק שלך. הוא עדיין לומד את התהליך, ובכל שבוע הוא עושה כמה טעויות. זה לא עוזר שיש להשלים את הדוחות לא יאוחר מיום שישי בצהריים. עם תחומי האחריות האחרים שלו, הוא מוצא את זה כמעט בלתי אפשרי לעמוד במועד האחרון הזה.

זו דוגמא למשימה חדשה וקשה שיש בה גם עוררות גבוהה (החל ממועדי זמן קצרים ומורכבות המשימות). במקרה זה, תרצה לעשות כל שביכולתך כדי להקל על דניאל מאחריות כלשהי אחרות בכדי להוריד את רמות הלחץ שלו, כך שיוכל להכניס יותר זמן ואנרגיה ללמוד כיצד לייצר את הדוחות הכספיים..

חיוני שתתמקדו באיזון בכל מה שקשור לניתוח משימות ורמות מתח. אם תגביר את ההתעוררות יתר על המשימות הלא נכונות, בסופו של דבר תוריד את הפרודוקטיביות.

8. השתמש באסטרטגיות לניהול זמן

אסטרטגיה נוספת בה תוכלו להשתמש בכדי לשפר את הפרודוקטיביות היא ללמד את הצוות שלכם אסטרטגיות יעילות לניהול זמן. אסטרטגיה פופולרית אחת היא טכניקת פומודורו, שפותחה על ידי פרנצ'סקו סירילו בסוף שנות השמונים.

הטכניקה היא פשוט מרעננת. בעזרת טיימר אתה עובד למשך זמן ייעודי, בדרך כלל 25 דקות. לאחר מכן אתה לוקח הפסקה קצרה, בדרך כלל 3-5 דקות. הפסקות אלה נקראות פומודורוס, איטלקית בשם "עגבנייה", על שם הטיימר בצורת העגבנייה שהשתמש בו סירילו כשהיה סטודנט.

אחרי ארבע פומודורוס אתה לוקח הפסקה ארוכה יותר, בדרך כלל 15-30 דקות.

האסטרטגיה עובדת מכמה סיבות. ראשית, תקתוק הטיימר עוזר לך להתמקד במשימה העומדת בפניך. אתה יכול ממש לשמוע את הזמן מתקתק, וזה יכול להיות מוטיבציה להפליא. הטיימר גם מזכיר לכם לצאת להפסקות קצרות. מחקרים הראו שוב ושוב כי הפסקות תכופות מגבירות את הפרודוקטיביות.

מחקר שפורסם בכתב העת Ergonomics מצא כי הפסקות תכופות וקצרות, במיוחד כשהן מלוות במתיחות, הביאו לפריון גבוה יותר בהשוואה לנקיטת הפסקות ארוכות יותר. מחקר אחר, שפורסם בכתב העת Work & Stress, מצא כי הפסקות מנוחה תכופות היו אחת הדרכים היעילות ביותר לשמר את ביצועי העובדים.

חשיבות לניהול זמן אפקטיבי והפסקות תכופות. אבל מה שעושים עם ההפסקות חשוב גם. חוקרים עם MIT מצאו שכאשר העובדים עברו הפסקות עם עמיתים בקבוצה החברתית שלהם, עלייה בפריון, כמו גם בחוזק הקבוצה החברתית עצמה. כך שתוכלו לשפר עוד יותר את הביצועים על ידי תזמון הפסקות של העובד עם אלה של עמית שהוא חבר איתם.

הביצועים יכולים להתגבר גם כאשר העובדים יוצאים החוצה לאור שמש ואוויר צח, לכן עודדו את חברי הצוות לצאת לטיול מהיר בחופשות שלהם. זהו תחום נוסף בו תוכלו להוביל בצורה הטובה ביותר באמצעות דוגמה. קח הפסקות תכופות, והתאמץ לצאת החוצה לאימון כלשהו.

מילה אחרונה

בדרך כלל, לבעלי עסקים קטנים לעולם אין מספיק זמן או כסף לעשות את כל מה שהם רוצים לעשות. אך הגברת הפרודוקטיביות אינה דורשת השקעה גדולה. לרוב זה פשוט לוקח יותר מודעות מצד הבעלים והמנהלים כאחד.

אם אתה בעל עסק, מה אתה עושה כדי לעודד תפוקה גבוהה יותר מהצוות שלך? אם אתה עובד עבור ארגון גדול יותר, מה החברה שלך עושה כדי להגדיל את הפרודוקטיביות?