כיצד למנוע הונאה וגניבת עובדים בעסק שלך - מדיניות ותוכניות
אמנם אתם עשויים לחשוב כי רמאים הם עבריינים קשוחים שקופצים מעבודה לעבודה, כתב העת לחשבונאות מדווח כי מרבית האנשים שעושים הונאה תעסוקתית הם עבריינים ראשונים. כמו כן, מעט מאוד רמאים מבצעים עבודה בכוונה להונות את העסק.
משמעות הדבר היא כי שיטות גיוס קפדניות ובדיקות רקע יסודיות אינן מספיקות בכדי למנוע הונאה בעסק שלך. עם זאת, ישנם גורמים מסוימים שהופכים את האדם ליותר סביר לבצע הונאה.
איגוד בוחני ההונאה המוסמכים טוען כי ישנם שלושה אלמנטים אשר בדרך כלל קיימים בעת הונאה. ראשית, האדם המבצע הונאה חש לחץ כלכלי - חובות גבוהים, אורח חיים מפואר, בני משפחה עם בעיות כלכליות והתמכרויות להימורים הם כולם מקורות לחץ פוטנציאליים..
שנית, האדם זקוק לדרך לתרץ את ההונאה. מונולוג פנימי של "לא שולם לי מספיק", "אני עובד קשה יותר ממה שהבוס עושה", "החברה לעולם לא תחמיץ את זה", ו"מגיע לי "כל זה עוזר לאדם להצדיק התנהגות לא אתית.
לבסוף, אנשים זקוקים להזדמנות לבצע הונאה. בעוד שאתה, כבעלי עסק, לא תמיד יכול להשפיע על המצב הכלכלי או היחס של אנשים, אתה יכול להשפיע על גורם ההזדמנות באמצעות בדיקות ויתרות ובקרות פנימיות מתאימות..
סוגי הונאה נפוצים
1. ניכוס שגוי של נכסים
על פי האיגוד לבוחני הונאה מוסמכים, ניכוי שגוי של נכסים הוא הסוג הנפוץ ביותר המתרחש בתוך עסקים קטנים. ניכוס שגוי של נכסים מתרחש כאשר עובד או קבלן מוצאים תוכנית לגניבה או שימוש לרעה במשאבי החברה, כגון מזומנים או מלאי.
שימו לב לאופן בו העסק שלכם אוסף מזומנים מלקוחות. אם האמצעים הנכונים אינם קיימים, אדם יכול ליירט את המזומנים ולהסתיר אותו מהבעלים.
2. רפרוף
רפרוף, דרך פופולרית לגניבת מזומנים, כרוך בגניבת תשלום נכנס לפני שניתן יהיה לרשום אותו במלואו ברשומות הכספיות של החברה. לדוגמה, נניח שלקוח רוצה לקנות מוצר בחנות לבנים וטיט. עובד מכירות מתכנן יכול לקבל את התשלום עבור הסחורה אך הכיס את המזומן במקום לרשום את העסקה.
עם רפרוף, עובד יכול לרשום רק חלק מהתשלום - לדוגמה, להקליט רק 50 $ ששולמו כשניתנו 100 $ - או שלא לרשום את התשלום לגמרי. מכיוון שעסקת המכירה לא נרשמת, גם מלאי החנות לא מתעדכן. המשמעות היא שהמלאי העסקי בפועל יהיה קטן יותר ממה שמשתקף ברשומות החשבונאיות.
לא מדובר רק בעסקאות פנים-אלפיות הרגישות לרפרפות. עובד הנהלת חשבונות או פקידות שמקבל תשלומי לקוח יכול גם לכיס מזומנים נכנסים. לאחר מכן העובד יכול לזייף תזכיר אשראי או למחוק את החשבון כבלתי ניתן לגישה כדי שהעסק לא ישים לב שהתשלום חסר.
הונאת רפרוף מורכבת אך שכיחה למדי של חשבונות כרוכה במחיקת תשלומי לקוחות. בתכנית הקפצה, מנהל חשבונות או רואה חשבון מכניס את התשלום המזומן שהלקוח מבצע לחשבון הלקוח. כדי לכסות את המחסור, רואה החשבון משתמשת בתשלום שהתקבל מלקוח שני לעבר חשבון הלקוח הראשון. אם הלקוח השני מבחין ביתרת חשבונות שגויה, רואה החשבון משתמש בתשלום של לקוח שלישי בכדי לכסות את הגירעון - וכן הלאה.
מכיוון שתשלומים מנוהלים כל כך בצורה שגויה, בסופו של דבר מישהו תופס את התוכנית. ועדיין, רמאים יכולים להמשיך בתכניות ההפעלה במשך חודשים ואף שנים מבלי להיתפס.
3. מזומן למזומן
גידול במזומן דומה לרפרפה במובן זה שעובד או קבלן גונבים מזומנים נכנסים. ההבדל ביחס למזומן הוא שהעובד גונב את המזומנים לאחר שנרשם בספרי העסק.
לדוגמה, עובד עשוי לגנוב כסף מהקופה לאחר רישום עסקה. העובד יכול לרשום הוצאות מזויפות במרמה בכדי להסתיר את העובדה שחסר מזומן. לדוגמא, עובד עשוי לבטל את המכירה הקודמת או להוציא החזר כספי ולהוציא את המזומנים המתאימים מהפנקס.
סימנים לכך שנגזרים מזומנים
תוכניות רפרוף הכרוכות ביירוט מזומנים לפני שהוקלטו יכולות להיות מסובכות לאיתור. אתה עשוי להבחין בסימני אזהרה אלה:
- מלאי נמוך. אם המלאי בפועל בחנות נמוך ממה שהוא אמור להיות לפי הספרים, יתכן ועובד לא רושם את כל המכירות.
- פערים במסמכים ממוספרים. למסעדות ועסקים אחרים המשתמשים בשוברים ממוספרים מראש, פער בשוברים עשוי לגרום לכך שעובד זרק קבלה ושומר על המזומנים.
- תלונות של לקוחות. אם עובד מפטל תשלומים, לקוחות נוטים להתקשר ולהתלונן כי יתרות ההצהרה שלהם אינן נכונות.
- הכנסות נמוכות במהלך משמרות מסוימות. אם גביית המזומנים נמוכה יותר בכל פעם שעובד מסוים עובד, זה עשוי להעיד על גניבת מזומנים.
בקרות פנימיות למניעת גניבת מזומנים
- דרוש אישור מנהל להנפקת אשראי, מכירות או חשבונות למחיקה. ברגע שמישהו אחר מעורב בעסקה, לעובד ערמומי יש פחות הזדמנות לגנוב מבלי לשים לב.
- הנפיק דוחות חשבון חודשיים. עובד פחות מתמודד עם תשלומי לקוחות אם לקוחות מקבלים עדכון קבוע של יתרת החשבון שלהם.
- זמן חופשה חובה במכון וסיבובי משרות. תוכניות השבת מתפרקות במהירות ברגע שלעובד האשם אין הזדמנות להעביר כספים.
- בצע ספירת מזומנים בהפתעה. על ידי השוואה בין מזומנים בפנקס לבין קבלות במזומן, המנהלים יכולים לזהות את הפערים במזומן במהירות.
- מצלמות וידיאו. עובדים פחות סבירים להתנהג בצורה לא טובה כאשר יש מצלמת וידיאו המפקחת על הרישומים.
- תיבות נעילה. על ידי העברת תשלומי לקוחות ישירות לתיבת נעילת בנק, מזומנים לא עוברים לידיים של עובדים ולעובדים אין את האפשרות לגנוב אותם.
4. הוצאות מזומן במזומן
במקום לגייס כסף כשמדובר בעסק, רמאים אחרים גונבים את ההוצאות במזומן. מבין כל הדרכים בהן עובדים וקבלנים פסולים בנכסי חברות, גניבת מזומנים על ידי ייצור הוצאות מזומן הונאה היא הטקטיקה הנפוצה ביותר..
5. תוכניות חיוב
עובדים יכולים לחייב סחורות ושירותים שהחברה מעולם לא קיבלה וכיסם את המזומן. העובד מזייף חשבוניות עם שירותים או מוצרים מורכבים וכאשר השיק מוצע, הרמאי מממן אותה בעצמו. לעובד תשלום שהונפק לספק שאינו קיים, תוך שימוש בשם של חברת מעטפת שהעובד או חבר או בן משפחה בבעלותו.
עובדים יכולים גם להתייחד עם ספק קיים בכדי לחייב את החברה במוצרים יתר. בתמורה לדחיפת חשבונית מנופחת, נותן הספק לעובד קיצוץ ברווחים.
סימנים לתכנית חיוב
- שיעורי הספק עלו באופן משמעותי. כאשר שיעורי ספק אחד עלו באחוז גבוה יותר מהמקובל בענף, יכול להיות שאתה לא מקבל עסקה הוגנת.
- העדפת עובדים עבור ספק מסוים. עובד שמתעקש על ספק מסוים או שאינו פתוח לקבל הצעות מחיר מקבלנים אחרים עשוי לקבל בעיטה חוזרת.
בקרות פנימיות למניעת תוכנית חיוב
- שמור רשימת ספקים מאושרת ורק בדיקות לספקים מאושרים בלבד. זה מונע מכם לבצע תשלומים לחברות פגז או לחברים של עובדים. לפני הוספת ספק לרשימה, בצע קצת מחקר וודא שמדובר בחברה לגיטימית.
- יחד עם רשימת ספקים מאושרת, יש לשמור על מחירון מאושר. זה מקשה על עובדים להעלות מחירים בשיתוף פעולה עם הספקים.
- בקש עותק של דוח הקבלה לפני שאתה חותם על המחאות. ככה, אתה רק חותם על המחאות על מוצרים שהחברה קיבלה בפועל.
6. תוכניות החזר הוצאות
דרך נוספת להוציא כספים מחברה היא להזיז דוחות הוצאות. עובדים יכולים לקבל בדיקת החזר מלאכותית גדולה על ידי הוספת הוצאות אישיות, הוצאות לא קיימות או ניפוח הוצאות באופן אחר על בקשת החזר הוצאות..
סימנים לתכנית להשבת הוצאות
- דוחות הוצאות אקסטרווגנטיות. אם דוחות הוצאות עובדים מסוימים גבוהים יותר מממוצעים היסטוריים או מדוחות עובדים אחרים, סימן שהעובד מוציא יותר מדי.
- עובד אינו מגיש קבלות. כאשר קבלות מקוריות אינן מצורפות לדוח ההוצאות, אינך יודע אם העובד אכן הוציא את העלות.
בקרות פנימיות למניעת תוכניות החזר הוצאות
- דרוש קבלות להחזר הוצאות. אם לא, עובדים יכולים להוסיף הוצאות שמעולם לא נגרמו להם.
- תעד את מדיניות החזר ההוצאות של החברה שלך. בו, היה ברור אילו סוגי הוצאות ניתן להחזיר ומה לא מתאים להחזר. ספק עותק של הפוליסה לכל העובדים.
- השווה דוחות הוצאות של כל העובדים שיצאו לטיול ספציפי. אם אחד מהם גבוה בהרבה מהאחרים, זה סימן לכך שההוצאות מנופחות או שהעובד מבזבז יתר על המידה בכוונה.
7. בדוק תוכניות חבלה
עובדים או קבלנים שיש להם גישה לבדיקות חברה יוצאות עשויים להתעסק בהם לטובתם. אם המחאות ריקות לא נשמרות מאובטחות, מישהו יכול לגנוב כמה ולהוציא אותם לעצמם או לחבר. מנהל חשבונות שמערוך צ'קים של בעל עסק לחתום עשוי בהמשך לשנות את השם בשיק, ליירט אותו ולמזומן בעצמו.
סימני רישום צ'קים
- פערים במספרים בודקים. אם יש פער רציף בבדיקות הריקות הממוספרות שלך, יתכן שמישהו הרים כמה.
- תלונות ספקים. כאשר ספק מודיע לך שהוא לא קיבל תשלומים למרות שחתכת את ההמחאה, ייתכן שהתשלום יורט.
בקרות פנימיות למניעת רישום בדיקות
- שמור על המחאות ריקות מאובטחות. הם צריכים להיות כלואים במשרד שלך בכל עת. אל תשתף את המפתח שלך, ותייצר רק את הצ'קים כאשר צוות הנהלת החשבונות שלך מוכן להדפיס אותם.
- בדוק את הצהרת הבנק העסקית שלך מדי חודש. חפש סכומי צ'ק שאינך מכיר. בקש מהבנק שלך לכלול סריקת תמונות של המחאות מזומנות כדי שתוכל להבטיח שלא טופלו איתם לפני אישורם..
8. גניבת מלאי ונכסים אחרים
גם אם המזומנים שלך בטוחים, העובדים יכולים למצוא דרכים לגנוב או להשתמש לרעה בנכסים פיזיים כמו מחשבים, מוצרי חברה ומלאי.
קבלת תוכניות
עובדים המעורבים בתהליך הקבלה יכולים לגנוב מלאי או מוצרים בנקודת המסירה. העובדים המתכננים רשאים לשנות את דוח המשלוח הנכנס ואת החברה המקבלת דוח כדי להסתיר את ההונאה. אם לאותם עובדים יש גישה גם לרשומות רכישה, הם יכולים לשנות את דרישת הרכישה כך שתתאים לדוחות המשלוח המזויפים.
9. Larceny נכסים
אם אין הרבה בקרות פיזיות לפיקוח על נכסים, עובדים וקבלנים יכולים פשוט להוריד נכסי חברה מהשטח ולא להחזיר אותם לעולם..
סימנים שנגנבים נכסים
- מלאי נמוך. אם המלאי לפי הספרים גבוה מרמות המלאי בפועל, מישהו יכול היה לגנוב.
- תיעוד מלאי באיכות ירודה. אם תמיכה ברכישה וקבלת מסמכים אינם המקוריים או שנראה כי הם השתנו, יתכן שאתה מתמודד עם עבודתו של גנב.
בקרות פנימיות למניעת גניבת נכסים גופניים
- בצע ספירות מלאי אקראיות. זה יכול להסב לך את המחסור במלאי ולהפוך את העובדים פחות סבירים לגניבה.
- הפרד חובות מלאי. אותו אדם לא אמור להיות אחראי לרכישת מוצרים וגם לקבלם.
- התקן מצלמות אבטחה. בפרט, עקוב אחר החדרים והאזורים שבהם מאוחסנים מלאי ומוצרים בעלי ערך.
- שמור על מלאי ונכסים מאובטחים. אזורים עם נכסים יקרי ערך צריכים להיות נעולים במידת האפשר ורק עובדים מסוימים צריכים להיות עם המפתחות.
טיפים נוספים למניעת הונאה של עסקים קטנים
בנוסף, ישנן אסטרטגיות כלליות בהן תוכלו להשתמש כדי להימנע מהונאה. על ידי שינוי האופן שבו אתה מנהל ואת האופן שאתה מאציל משימות, אתה יכול להפחית את הסיכוי שמישהו יונע את העסק שלך.
1. הכירו את העובדים שלכם
חברת Cowan, Gunteski ושות ', חברת רו"ח, מציינת שאתה יכול לפטוף הונאה אפשרית באיבו אם אתה מודע לשינויים בהתנהגותם וגישתם של העובדים. בדוק מעת לעת עם העובדים שלך וקח את הזמן לשוחח על מצב הדברים.
בפרט, הקפידו על תכונות התנהגות אלה הקשורות לרוב לרמאים:
- לחיות מעבר לאמצעים שלהם - למשל, עובד עם משכורת נמוכה נוהג ברכב מפואר או יוצא לחופשות מפוארות
- נתקל בקשיים כלכליים או מתקשה להיגמר
- שמירה על קשר הדוק במיוחד עם ספק מסוים
- אי רצון לאפשר לעובד אחר להשתלט על חלק מתפקידו
- לעולם אל תתקשר לחולים או לצאת לחופשות
- עוברים גירושין או נאבקים בבעיות משפחתיות
כמובן, לעולם לא תרצו להניח שהעובדים גונבים רק בגלל שהם מציגים חלק מהתכונות הללו. עדיין, אם אתה חושד שקורה הונאה, אתה יכול למקד את מאמצי הניטור והמניעת ההונאה כלפי מחלקות ואזורים שבהם עובדים עובדים בסיכון גבוה. נסה לעזור לאנשי צוות לחוצים או נאבקים כלכלית בכל דרך שתוכל - תשמור על עובדים נוספים ותבנה נאמנות עובדים.
2. ניהול ביושרה
איך שאתה מתנהג כבעל עסק יכול להשפיע על עמדות העובדים שלך לגבי גניבה. אם אתה חותך פינות ולא פועל מבחינה אתית, האנשים שעובדים עבורך נוטים יותר לעשות זאת. לעומת זאת, אם תעשה מאמץ מרוכז להיות כנים וערכיים בהתנהלות העסקית שלך, העובדים יבינו שאותה התנהגות צפויה להם.
צור קוד התנהגות המתווה את סוג ההתנהגות שאתה מצפה מכל מי שבעסק שלך. כמו כן, הבהירו כי הדלת שלכם תמיד פתוחה לעובדים שרוצים לחלוק את חששותיהם מהפעילות העסקית. איגוד בוחני ההונאה המוסמכים מצא כי מרבית המנהלים מגלים אודות הונאה תעסוקתית לאחר שהוטלו, לכן שקלו ליישם מוקד אנונימי כדי לדווח על חשד להונאה.
3. הפרד חובות
אחד הבקרות הפנימיות הטובות ביותר למניעת הונאה הוא הפרדת חובות. במילים אחרות, אדם אחד לא צריך להיות אחראי על כל כך הרבה משימות עד שניתן לבצע הונאה ולכסות ללא ידיעת הבעלים. כדי להסיר הזדמנויות להונאה, לאף אחד לא צריך להיות משמורת על נכסים (כגון מזומנים ומוצרים יקרי ערך), היכולת לרשום או לשנות מידע חשבונאי על אותם נכסים, ואת הכוח לאשר עסקאות לגבי הנכסים..
הפרדת חובות היא דבר מסובך בעסק קטן מכיוון שפשוט אין לכם מספיק אנשים שביניהם ניתן לחלק את המשימות. ובכל זאת, ישנם צעדים שתוכלו לנקוט כדי לפצל פונקציות מפתח עם שניים או שלושה עובדים בלבד.
לדוגמה, נניח שאתה ומנהל משרד הם שני העובדים היחידים בעסק שלך. בעוד שמנהל המשרד שלך עשוי לקבל גישה לכספים שלא הוקמו, להתאים את הצהרת הבנק וליצור חשבוניות ופיקדונות בבנק, עליך להיות זה שבודק את הצהרת הבנק, פותח את הדואר, סוקר עסקאות ומאשר מספרי אשראי.
אם יש לך עובד שלישי - נניח עוזר משרד - יש לעובד זה ליישב את הצהרת הבנק, פתח את הדואר והכין פיקדונות בבנקים. זה מוריד קצת אחריות מהצלחת ומקשה על מנהל המשרד להסתיר תשלומים גנובים.
מילה אחרונה
הטמעת בקרות פנימיות היא חלק קריטי בהגנה על העסק שלך. עם זאת, זה יכול להיות מביך לעשות בפועל.
עובדים וקבלנים עשויים שלא להבין מדוע תפקידם משתנה. תקשר לעובדיך שהבקרות קיימות כדי להגן עליהם, כעובדים, ואת העסק. לעסוק אותם בתהליך שיפור האבטחה העסקית ולבקש את תשומת ליבם על בסיס קבוע. ככל שהאנשים מבצעים את העבודה היום יומית, יתכן שיש להם תובנות על תהליכים מסוימים שיכולים לעזור לך בשיפור הבקרות. הם יכולים גם ליידע אותך אילו פקדים פועלים היטב ואילו לא.
האם האם אי פעם בבעלותך או עבדת בעסק בו מישהו ביצע הונאה? איך זה קרה?
