ניהול חברה וירטואלית עם עובדים מרוחקים - יתרונות וחסרונות

ואז קרה משהו שלא ציפיתי לו: עבודתי התייבשה כמעט בן לילה במשבר הדיור, ולקחתי עבודת תקשורת עם סטארט-אפ צעיר וירטואלי בלבד. במהלך 12 החודשים הבאים התפוצץ בצמיחה ומצאתי את עצמי סגן הנשיא שלה. זה היה לפני 10 שנים. מעולם לא עבדתי עבודה מסורתית באופן אישי מאז, והתחלתי עסק משלי, וירטואלי בלבד במהלך הדרך.

ובעוד שעסקים וירטואליים מגיעים עם אתגרים ייחודיים משלהם, הם מתהדרים בכמה יתרונות משכנעים בהשוואה למקביליהם לבנים וטיט..

מהו עסק וירטואלי?

הסטריאוטיפ של עסקים וירטואליים הוא של חברות מקוונות שמוכרות מוצרים דיגיטליים: חברות תוכנה, חברות טק, חברות נתונים - כל אלה ואפסים ושום דבר פיזי או מוחשי..

במציאות, חברות וירטואליות הן רק עסקים ללא משרד מרכזי, חנות או מיקום פיזי. רבים מוכרים מוצרים פיזיים; הם פשוט מוכרים אותם באופן מקוון או בטלפון. בהיעדר מחסן, הם מוציאים מיקור חוץ למילוי הזמנות לחברות שילוח. אפילו חברות נדל"ן יכולות להיות וירטואליות, המציעות שירותי רישום, שיווק ושירותים אחרים המתרחשים בעולם האמיתי.

בעוד שחלק מהעסקים, כמו בתי קפה וברים, לעולם אינם יכולים להיכנס לווירטואלי מכיוון שהם מוכרים חוויה אישית מבוססת-מיקום, רוב העסקים בעולם יכולים לבוז אם יבחרו בכך. מתברר, חוות תאי שטח ושטחי משרדים חשובים פחות להצלחה עסקית מכפי שרבים מסוכני הנדל"ן המסחריים היו מאמינים.

למעשה, חברות רבות מהגדולות כיום החלו כעסקים ביתיים, עסקים מקוונים בלבד, או שניהם. ג'ף בזוס התחיל את אמזון כחנות ספרים מקוונת מתוך המוסך שלו. סטיב ווזניאק היה תחביב להתעסק עם מחשבים במוסך שלו, וסטיב ג'ובס ראה את הפוטנציאל והצטרף אליו. מאטל היה במקור עסק למסגרות תמונה שניהלו שלושה חברים מהמוסך שלהם.

לאחרונה, חברות כמו זאפייר, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs ו- You Need a Budget - הכל התחילו ונותרו חברות וירטואליות בלבד..

יתרונות עסק וירטואלי

בעשר השנים האחרונות גיליתי מקרוב את היתרונות המדהימים של חברות וירטואליות בלבד. חלקם ברורים, אחרים פחות. וכמובן שיש גם כמה אתגרים. אך מניסיוני היתרונות עולים בהרבה על האתגרים.

מה יש לך כיזם, בין אם יש לך עסק וירטואלי קיים או שאתה חושב להתחיל עסק?

1. הורד את עלויות ההפעלה

זה ברור. מרחב פיזי עולה כסף: כסף לשכור אותו מלכתחילה, כסף לרהיטתו וכסף להדלקת האורות. כדי להציב את העלויות הפיזיות של עסק בפרספקטיבה, שקול כמה כסף ענק ענק הבריאות אתנה נחסך על ידי סגירת משרדים והעברת עובדים לתקשורת. עם השלמת המעבר, אטנה חיסלה שטחי משרדים 2.7 מיליון רגל מרובע וחסכה להם 78 מיליון דולר.

בעסק שלי עלויות ההפעלה היו מעטות. קנינו שם תחום ב- קדימה אבא במחיר של 9.99 $, קנו אירוח מ- Bluehost תמורת 20 $ לחודש (אתה יכול לקבל אירוח בסיסי החל מ- $ 2.95), והגיש LLC עבור 90 $. זה גרם לסטארט-אפ שלנו להיות בסביבות 100 $, בהשוואה לאלפי דולרים כדי למצוא ולמצוא מיקום פיזי.

וכפי שמישהו שאי פעם ניסה להשיג מימון להקמת עסק יודע, ככל שעלות ההפעלה שלך נמוכה יותר, כך סביר יותר שתצליח להרשות לעצמך להרשות לעצמך השקעה מבלי להסתמך על מימון חיצוני..

2. תקורה מתמשכת תחתונה

שטחי משרדים פיזיים לא עולים רק פעם אחת. בטח שלעסקי לבנים וטיט יש כמה הוצאות בגדים חד פעמיים כמו ריהוט, תפאורה, הסבב הראשוני של מחשבים וציוד משרדי ואולי חיווט. אולם רבות מהוצאות אלה ממשיכות עד אינסוף. שכר דירה נדרש מדי חודש, וכך גם שירותים ומיסי רכוש, שלעתים קרובות אינם כלולים בשכירות עבור שטחי מסחר. וכולנו יודעים כמה מהר ציוד טכנולוגי מתיישן וצריך להחליף.

בניתוח של למעלה מ -4,000 מחקרים על פריון, עלויות, והבדלים אחרים בין חברות פיזיות מול וירטואליות, מצא Global Workplace Analytics כי החיסכון הממוצע בנדל"ן עבור מעסיקים העוברים לעבודה תקשורתית הוא 10,000 דולר לשכיר בשנה. זה רק החיסכון בנדל"ן!

אמריקן אקספרס מדווח כי הם חוסכים 10 עד 15 מיליון דולר מדי שנה על ידי וירטואליזציה של כוח האדם שלהם, כפי שמדווח פורבס. סוכנות השירותים המנוהלת LAC Group מעריכה כי העובד הממוצע במשרד עולה לחברות 200 דולר לשנה באספקת משרדים בלבד.

העסק שלי לא היה שורד אם היינו גורמים תקורה. במהלך החודשים הרזים, הסיבה היחידה שיכולנו להרשות לעצמנו להתקדם היא שהוצאות החובה השוטפות שלנו היו בממוצע בין 100 ל 200 $ לחודש. ניתן לגזום את כל השאר אחר הצורך.

נסה את הטיפים הנוספים הבאים להפחתת עלויות תקורה ניהוליות בעסק שלך. אם אתה מנהל עסק קיים ועדיין אינך מוכן לצאת לווירטואלי 100%, הנה כמה רעיונות להוזיל את עלויות העסקים הקטנים שלך בינתיים.

3. הורידו את עלויות ה- IT

כחברה וירטואלית בלבד, אינך צריך לספק לעובדים שלך מחשבים או אפילו תמיכה טכנית. הם מספקים ציוד משלהם, ואם המחשב שלהם קורס, עליהם לתקן את זה.

רשת ברית מעריכה כי החברה הממוצעת מוציאה 700 דולר לעובד בחודש על IT. זה כולל ציוד, קישוריות משרדית, תמיכה טכנית ועלויות עבודה בתחום ה- IT.

האם עובדים מתנגדים להיות אחראיים לספק ציוד משלהם ותמיכה טכנית? בכלל לא, כפי שמתברר.

4. ביקוש גבוה יותר על ידי עובדים

עובדים אוהבים תקשורת. Global Workplace Analytics מדווח כי 70% מהעובדים מדרגים את היכולת לטלפן לתפקיד כמשהו חשוב ביותר לבחירת העבודה הבאה שלהם. לאמיתו של דבר, 37% מהעובדים אומרים שהם היו לוקחים קיצוץ של 10% בשכר עבור היכולת לטלפן.

זה הגיוני. עבור עובדים רבים, הגמישות - לקבוע שעות משלהם, להיות זמינה עבור ילדיהם לפי הצורך ולחיות איפה שהם רוצים - שווה יותר מכסף.

מעסיקים המציעים שירותי תקשורת נהנים מביקוש גדול יותר ומתחרות בקרב שכירים פוטנציאליים, ועוזרים להם למלא תפקידים נחשק יותר מהר ולעובדים טובים יותר..

5. מאגר העבודה הרחב יותר

באופן דומה, למעסיקים שיכולים להעסיק אנשים בכל מקום בעולם יש מאגר שכירות בלתי מוגבל כמעט. אך עבור חברה פרטית שממוקמת בעיירה קטנה מבודדת, כוח העבודה הפוטנציאלי מוגבל למי שבמקרה יתגורר ברדיוס של 30 מייל. מאגר קטן זה של עובדים פוטנציאליים עשוי שלא להיות בעל הכישורים להם זקוקה החברה.

בחברה שלי יש לנו עובדים בפנסילבניה ופקיסטן, ביוסטון ובהודו. אני גר באבו דאבי הרבה של השנה. אנו מודאגים פחות ממקומו של עובד מאיתנו מכוח מיומנויות, אישיות, פריון ועלויות.

כשאתה מוכן להרחיב את הצוות שלך, התחל מההחלטה אם להעסיק פרילנסר או עובד בפועל.

6. הורדת עלויות עבודה

כאשר אתה יכול לשכור אנשים מכל מקום בעולם, אתה יכול לנצל את הגיאוארביטראז '.

Geoarbitrage היא מילה מפוארת להעסקת עובדים באזורים עם עלויות מחייה נמוכות יותר כדי להפחית את עלויות כוח האדם. לדוגמה, שילמתי 12 דולר לשעה עבור פיתוח אינטרנט באמצעות שירותים בהודו. במקרים רבים הם עשו עבודה מצוינת. ובעוד שעברתי כמה חוויות לא טובות עם מפתחי רשת בעלות נמוכה, חוויתי גם המון חוויות גרועות עם מפתחי אינטרנט אמריקאיים בעלות גבוהה..

שירות חינוך לפיתוח אתרים Codementor ערך מחקר על עלויות פיתוח אתרים ברחבי העולם. הם מצאו כי עלות ההעסקה הממוצעת של מפתח אתרים בפאלו אלטו היא 87 $ לשעה. זה פי 7.25 יותר מ -12 הדולר לשעה ששילמתי לכמה מפתחי רשת הודים. גם אם מפתח Palo Alto Web מיומן ומנוסה יותר, וזה רחוק מלהיות מובטח, קשה לדמיין שהם יעילים ויעילים פי 7.25.

אך עלויות העבודה הנמוכות לא נובעות רק מגיאוגרפיטראז '. זכרו את הסקר שלמעלה, בו למעלה משליש מהעובדים אמרו שהם היו מוכנים לקחת קיצוץ שכר לעבודה מהבית?

כמו כן, יש לקחת בחשבון את מספר העובדים שלוקחים ימים חולים או אישיים שבהם מה שהם באמת צריכים זה פשוט להיות בבית בזמן שבתם החולה ישנה בקומה העליונה. אולי הם רוצים שהגמישות תוביל לשליחה חשובה למשך שעה, או אולי הם פשוט לא באו להתלבש באותו בוקר ולהאמיץ את היוממות ואת עמיתיהם הרכלניים.

מחקר CareerBuilder מצא כי 35% מהעובדים מתקשרים לחולים גם כשהם מרגישים בסדר. חברת Global Workplace Analytics מצאה ראיות לכך שההפך הוא הנכון עבור חברות התקשורת; הם נוטים לעבוד גם כשהם חולים וחוזרים לעבודה לאחר ניתוח או בעיות רפואיות אחרות במהירות רבה יותר מאשר עובדים באופן אישי. התאחדות ההנהלה האמריקאית מצאה כי חברות שהטמיעו שירותי תקשורת ראו ירידה של 63% בהיעדרויות שלא מתוכננות.

להלן מספר טיפים נוספים להפחתת עלויות העבודה שלך בזמן שאתה מגדיל את העסק שלך.

7. מחזור העבודה נמוך יותר

מחזור העובדים הוא יקר. המרכז להתקדמות אמריקאית ניתח 11 מאמרי מחקר שנערכו במשך 15 שנה ומצא כי עובדים מיומנים עלו בממוצע 213% מהשכר השנתי שלהם כדי להחליף. זו הסיבה שחשוב שהעובדים התקשורת מאושרים יותר בעבודתם. במחקר שנבדק על ידי פורבס, סביר להניח כי עובדים בתקשורת כמעט כפליים מאשר עובדי משרד לאהוב את עבודתם.

מעסיקים שמו לב. על פי נתוני Global Workplace Analytics, 95% מכלל המעסיקים שנסקרו השיבו כי להציע לעבודה תקשורתית הייתה "השפעה רבה" על שימור העובדים. חוויתי את זה בעצמי. מבין עשרות העובדים המרוחקים שניהלתי במהלך השנים, אני יכול רק לחשוב על אחד שיפרוש, וזה קשור יותר להבדלי אישיות מאשר אי שביעות רצון מהתפקיד עצמו..

גם שמירת עובדים אינה קשורה רק לאושר העובד. לעיתים קרובות עובדים פוסקים לא בגלל שהם שונאים את מקום עבודתם, אלא בגלל שהם עוברים דירה ואינם יכולים או לא יבצעו את המרחק הנוסף. כאשר עובדים יכולים לעבוד מכל מקום שהם אוהבים את העבודה שלהם, אין להם סיבה קטנה להחליף עבודה.

8. פרודוקטיביות גבוהה יותר

מדהים כמה זמן אבד ל"שיחת קירור מים ", פגישות מאולתרות ומבזבזני זמן אחרים במקום העבודה.

הנתונים הסטטיסטיים על תפוקת עובדים מרוחקת גבוהה יותר משכנעים. בחברת אמריקן אקספרס, חברות התקשורת מייצרות 43% יותר עבודה לעומת מקביליהן במשרד, לפי פורבס. באותו דוח נמצא פגיעה של 35% בפריון העובדים של קמעונאית הטכנולוגית של בסט ביי, כאשר יישמו תוכנית תקשורת. במחקר שנערך בסטנפורד ובו 16,000 עובדי מוקד טלפוני, אנשי התקשורת היו פרודוקטיביים ב -16% יותר מעובדי משרד.

עובדים מדרגים את עצמם כפרודוקטיביים יותר גם כן. סקר שנערך על ידי ConnectedSolutions מצא כי 77% מהעובדים דיווחו על תוצאות תפוקה וביצועים גבוהים יותר בעת הפעלת תקשורת טלפונית.

אחת הסיבות לפרודוקטיביות גבוהה יותר זו היא שהעובדים לא יכולים להתחמק רק עם הופעה והימצאות גופנית. מעצם טבעו, עובדים מרוחקים מכריחים מעסיקים לקבוע אבני דרך ספציפיות וערכים מדויקים יותר של עבודתם וערכיהם של העובדים (עוד על כך בקרוב).

9. מדרגיות

מה קורה כאשר חברה מבוססת משרד המונה 15 אנשים, עם שטחי משרדים ל -15 שולחנות עבודה, צריכה להעסיק עובד 16? הם זקוקים למשרד חדש, שהוא יקר, גוזל זמן ומשבש את החברה כולה.

לחברות מרוחקות אין מגבלות כאלה. כאשר בן זוגי ניגש אלי לקראת גיוס עובדים חדשים בחודש שעבר, השיחה התנהלה כך: "בסדר, נשמע טוב. האם אתה יכול לפרסם את המודעה ולדאוג לבדיקת קורות חיים? תן לי לדעת מתי אתה מוכן שאערב. " זהו זה. אין דיונים היכן שמנו את העובד החדש, איזה מחשב הוא יקבל, או האם יוכלו להשלים עם ישיבה ליד ננסי השלילית.

אותו עיקרון תקף לא רק להרחבת הצוות שלך, אלא גם להרחבה גיאוגרפית לשווקים חדשים. בחברה וירטואלית בלבד אינך צריך לפתוח משרד חדש בטקסס כדי לשרת את שוק טקסס.

10. ללא נסיעה

סקירת העסקים של הרווארד מצאה שאנשים מעריכים בעקביות עד כמה האומללות שלהם הופכת אותם. למעשה, מרבית האנשים מוצאים את נסיעתם הרבה יותר מלחיצה מתפקידם.

מחקרים מראים כי ככל שהאנשים עוברים נסיעה ארוכה יותר, כך תפוקתם נמוכה יותר בעבודה, ופחות שביעות הרצון שלהם מתפקידם באופן כללי. מחקר שוודי אחד מצא אפילו שלזוגות יש סיכוי גבוה יותר לגירושין ב -40% אם בן זוג אחד יעבור לנסיעות ארוכות יותר מ -45 דקות. אין פלא שהעובדים מוכנים לקחת קיצוץ בשכר כדי לטלפן לעבודה. (ובואו נהיה כנים, גם לעבוד בפיג'מה שלך זה לא כל כך נורא.)

על-פי Global Workforce Analytics, עולה כי מעל שני שלישים מהעובדים מגיעים למעגל מלא לשימור ודרישת העובדים. על ידי הצעת הסדר זה, תוכלו לשכור אנשים טובים יותר ולהקפיד עליהם יותר.

כמחשבה אחרונה, טלקומטק מצמצם באופן דרמטי את התנועה בכבישים ופליטת פחמן. מחקר שנערך ב -2017 על ידי אתר רישום המשרות הטלוויזיוני FlexJobs מצא כי אנשים שהפעילו טלקומוניקציה לפחות מחצית מהזמן חסכו 7.8 מיליארד מיילים של נסיעה ברכב, 3 מיליון טונות פליטת גזי חממה, ונפט ב -980 מיליון דולר בשנת 2017 בלבד..

אתגרים של עסק וירטואלי

עסקים וירטואליים אינם מגיעים ללא הסיכונים והחסרונות שלהם. להלן האתגרים שמצאתי בעסקים וירטואליים, וכמה טיפים להקלתם.

1. תקשורת צוות, אחווה ותרבות

עדיין אין כמו לדבר עם מישהו פנים אל פנים. תקשורת אימיילים וטלפון הכל טוב ויפה, אך ישנם ניואנסים חברתיים ורמזים שאתה מגלה כאשר אתה מדבר עם מישהו באופן אישי. פרכוס בפה כאן, קמטים קלים שם, ניצוץ של הומור טוב לב בעין שמאפשר לך לדעת שאתה כלול בבדיחה, ולא בתחת של זה.

את האתגרים התקשורתיים הללו ניתן להגדיל בדינמיקה של צוות, בה אנשים רבים מנסים לשתף פעולה ולהכין סיעור מוחות. וכשיש לך חברי צוות מכל העולם, עם נורמות ורקע תרבותי שונים, הסיכון לאי הבנות וטינה גדל באופן אקספוננציאלי.

תחושות של בידוד ובדידות יכולות להוות גם בעיה אמיתית עבור עובדים מרוחקים, מהמנכ"ל ועד לעוזר הווירטואלי במשרה חלקית..

טקטיקות מקלות

ראשית, השתמש בוועידת וידיאו במידת האפשר. זה עוזר לראות את האנשים שאתה מדבר איתם. RingCentral הוא כלי נהדר לעסקים קטנים. לא זו בלבד שהיא משמשת כמערכת טלפון מבוססת אינטרנט, אלא שהיא גם מאפשרת לך גישה לווידיאו כך שתוכל לראות את האנשים שאתה מדבר איתם.

שנית, קבע שיחות רגילות, גם אם הן מהירות. חברי הצוות צריכים לשמוע זה את קולותיו של זה ולראות את פרצופיהם של השני, ולו רק לכמה דקות פעם או פעמיים בשבוע. פתחו כל מפגש עם לפחות דקה או שתיים של איסוף אישי בו כולם משתפים את המתרחש בחייהם.

כמו כן, הקימו ערוצי תקשורת לא פורמליים לעובדים. לפעמים אנשים פשוט צריכים לאחוז רגע כדי להוריד משהו מהחזה. בעסק שלי אנו משתמשים בסקייפ כדרך גמישה לעובדים לתקשר באמצעות העברת מסרים מיידיים, שיחה קולית או שיחת וידאו, בקבוצות או אחד על אחד..

לבסוף, תנו לעובדים בעלות על היצירה שלהם בפרויקט נתון. וודאו שהם יודעים כיצד העבודה הספציפית שלהם משתלבת במכלול הגדול יותר; לא רק שזה נותן להם תחושת מטרה גדולה יותר, אלא שהוא גם עוזר להבהיר את תפקידם ואחריותם.

2. ניהול מרחוק

איך אתה יודע אם עובד עובד אם אתה לא יכול לראות אותם עובדים?

יש להודות שזה פחד לא הגיוני באופן חלקי. אחרי הכל, לא היית מסתכל פיזית על כתפו של כל עובד בכל דקה בכל יום, ורק בגלל שאתה רואה מישהו יושב ליד השולחן שלהם, זה לא אומר שהם עובדים. אבל יש כאן גרעין של אמת; המנהלים נאלצים להגדיר באופן ספציפי יותר ציפיות ומדדים להצלחה בעת פיקוח על עובדים מרוחקים.

העמידה סביב והסתכלות על אנשים עובדים, ומדי פעם לצעוק עליהם לעבוד מהר יותר, לא מצמצמת את זה בעסקים וירטואליים. (לצורך העניין, זה גם לא יעיל במקומות עבודה מסורתיים.)

טקטיקות מקלות

עבור עובדים מסוימים, כמו אנשי מכירות, קל למדוד את ההצלחה. עבור אחרים זה עכור יותר. האם נציג תומך לקוחות מצליח אם הוא עונה למספר גדול של כרטיסים? מה אם הם עונים על כרטיסים במהירות אך משאירים את הלקוחות שלהם לא מרוצים ומוכנים לנטוש את המותג שלך?

על כל עובד לשרת פונקציה מסוימת בעסק שלך. הגדירו זאת בזהירות, ותקשרו בדיוק מה אתם מצפים מהם וכיצד תמדדו את ההצלחה שלהם.

קבע שיחות סדירות עם כל עובד בכדי להיכנס איתם ולראות מה שלומו, הן באופן מקצועי והן אישי. זכרו, כל אחד צריך להרגיש מחובר למשהו גדול יותר מעצמם, והחיבור הזה יכול להרגיש עקשני במיוחד עבור עובדים מרוחקים.

3. שכירה מרחוק

גיוס מרחוק, ממש כמו כל דבר אחר בעבודה מרחוק, יכול להיות מסובך ללא אינטראקציות פנים אל פנים. האמון במעיים ובאינטואיציה שלך קשה יותר כשאתה לא יכול לראות את הביטויים והמיקרונים של האדם. קשה לדעת מתי אדם משקר או לקבל מידה מדויקת שלהם.

והעובדה הפשוטה היא שלא כולם מגודרים לעבודה מרחוק. נציגי טלקומיה חייבים להיות בעלי מוטיבציה מהותית ולשרף אש משלהם בתוכם. אין מקום בעסקים ווירטואליים עבור טיפוסים בירוקרטיים שמטפטים נייר שעובדים קשה מאוד כדי להראות שהם עובדים קשה.

טקטיקות מקלות

אם שכירה אינה "לעזאזל" כן, אז הם לא "לעזאזל".

ראיינו מבטיחים מועמדים כמה פעמים שתצטרכו לבצע שכירות בביטחון של 100%. המשך לראיין פרצופים טריים עד שתרגיש את החום של האש הפנימית ההיא. שוב, ועידות וידיאו עוזרות.

אפשרות נוספת היא לשכור אנשים באופן מקומי ולקיים את הראיונות באופן אישי. החברה יכולה מדי פעם להיפגש באופן אישי כנדרש לתרגילי בניית צוות, מסיבות ומפגשים חשובים, אך מיום ליום עובדים יכולים לעבוד מהבית. החברה לשעבר שלי נקטה בגישה הזו וזה עבד טוב.

מילה אחרונה

קל יותר להתחיל ולגדול חברה בעולם של ימינו מאי פעם. מכירת ווידג'טים בעשרים^th המאה אולי הצריכה חזית חנות יקרה עם הרבה תנועה ברגל, אך בימינו, כל מה שאתה צריך זה 9.99 $ עבור שם תחום.

ובכל זאת, הסכין הזו חותכת בשני הכיוונים. מכיוון שמחסום הכניסה נמוך כל כך הרבה, זה אומר שבעלי עסקים מתמודדים עם שיבושים ואתגרים בלתי פוסקים מצד המתחרים הקיימים והסטארט-אפיסטים. הפיכת עסק לווירטואלי בלבד יכולה לעזור לך להישאר רזים, ירוקים וזריזים, להפחית את העלויות שלך ולעזור לך למקד את המאמצים שלך במקום שהם הכי פרודוקטיביים: שיווק, מכירות, שיפור והרחבה.

מה היו החוויות שלך עם עובדים מרוחקים, תקשורת ועסקים וירטואליים?