9 טיפים לתכנון מפגש משפחתי בתקציב

בעוד שפע משפחות עדיין נהנות להתכנס בבית של מישהו למפגש מחודש, משפחות בוחרות יותר ויותר מפגשים מפוארים יותר. חלקם טיולי קמפינג רב-יומיים ברכבי שטח ואוהלים; אחרים מוחזקים באוניות שייט או באתרי נופש. יש תקציבים מפורטות להגדרה, הגרלות לארגן, חולצות טריקו וספלי קפה הנושאים את הפסגה המשפחתית למכירה. לא משנה כמה פשוט או מפזר את האיחוד שלך, לתכנן אחד לוקח הרבה עבודה וזה יכול להיות יקר מאוד אם אתה לא נזהר.

לפני שתעלו על הסירה ובסוף תכננו אירוע שאיש לא יכול להרשות לעצמו להשתתף בו, הנה כמה דרכים לתכנן איחוד מהנה ומשתלם.

תכנון מפגש משפחתי ידידותי לתקציב

כשמדובר באיחוד שלך, אתה רוצה שכולם יתכנסו בבית של אמא ואבא ויביאו מנה לחלוק? האם כדאי לכם לנסות לתכנן מפגש משפחתי “חופשה” באתר נופש? האם האיחוד יהיה לאירוע אחר צהריים או אירוע בן שלושה ימים?

קל להרגיש המום מפרטים כשמתכננים מפגש משפחתי. אז בואו ניקח את זה צעד אחר צעד.

1. התחל מוקדם

תכנון מפגש משפחתי לוקח עבודה, וזה בהחלט לא משהו שתוכלו לעשות ברגע האחרון. באופן אידיאלי, עליך להתחיל לתכנן שנה מראש; זה ייתן לך זמן רב לבחור תאריך ומיקום שיעבדו עבור לוחות הזמנים והתקציבים של כולם. תכנון מוקדם גם יעניק לך את ההזדמנות לנהל משא ומתן על התעריפים הטובים ביותר עבור מלונות, ספקים ופעילויות.

אתה צריך גם לקבל מספר עובדים מוקדם על כמה אנשים עשויים להשתתף. בחינת אומדן גס לפני שתבצע כל תכנון תחסוך זמן כשאתה מסתכל על מקומות. לדוגמה, אם באיחודך יש 300 משתתפים אפשריים (או יותר), לא תבזבזו זמן במחקר על ביתני הפארק הממלכתיים שיכללו רק 100 איש..

אל תשכח כי בהתאם לשעה בשנה, יתכן ותהיה לך קצת תחרות על חלל המקום. לדוגמה, מרבית החתונות מתקיימות בקיץ או בסתיו. מסיבות סיום נערכות בתחילת הקיץ ומסיבות חג בדצמבר. תכנון מוקדם מבטיח שתוכל להזמין את המקום שאתה רוצה כשתרצה.

2. צור דף פייסבוק של איחוד משפחות

תכנון מפגש משפחתי פירושו תקשורת עם עשרות ואף מאות אנשים. זה יכול להפוך במהירות לסיוט ארגוני מכיוון שכולכם דנים בתאריכים, מיקומים ופעילויות פוטנציאליים באמצעות דואר אלקטרוני או שיחות טלפון. זה יכול גם להיות יקר אם תחליט לשלוח הזמנות רשמיות יחד עם כרטיסי RSVP.

חסוך זמן וכסף על ידי הצבת כל התקשורת שלך במקום אחד באמצעות עמוד הפייסבוק של איחוד משפחות. אתה יכול להפוך את הדף הזה לפרטי, כך שרק חברי הקבוצה יוכלו לראות פוסטים, וזו דרך נהדרת לשתף פרטים על האיחוד הקרוב ולקבל את הקלטים של כולם על מה שהם רוצים לעשות. עיין ב- AARP למאמר מועיל כיצד ליצור קבוצת פייסבוק משפחתית.

אם אתה אחראי על התכנון, זכור לחשוב כמו משווק. המטרה שלך היא לגרום לכמה שיותר אנשים להשתתף בכדי שהמחיר הכולל לאדם יירד. עשו כמיטב יכולתכם לתכנן פעילויות מהנות וליצור באזז כדי שאנשים רבים ירצו לבוא.

3. דבר באופן גלוי על התקציב

אפילו האיחוד המשפחתי הפשוט ביותר יכול לעלות כמה מאות דולרים, והרוב בסופו של דבר עולה כמה אלפים ומעלה.יתכן שאחראי על התכנון, אבל זה לא אומר שאתה מוכן - או מסוגל - לעמוד על החשבון. אז מי הולך לשלם על זה?

אינך יכול לדבר על עלויות אלא אם כן יש לך לראשונה מושג לגבי סוג האיחוד שאתה רוצה לארגן. האם אתה רוצה מפגש עשה זאת בעצמך בפארק ממלכתי בו כולם מביאים מנה לשתף, או איחוד מפואר יותר בספינת שייט או בחוות אחים או אתר נופש הכול כלול? האם האיחוד שלך יהיה 20 משתתפים או 200?

תחילה עבד את הפרטים הבסיסיים ואז תוכל להתחיל ליצור תקציב רופף לאירוע. קחו בחשבון את כל ההוצאות שסביר להניח כי הוסיפו כרית של 5% עד 10% כדי לחשב עלויות בלתי צפויות.

4. ערוך תוכנית לגיוס כספים

השלב הבא שלך הוא להבין כיצד לממן את האיחוד שלך, ויש כמה דרכים שיש לקחת בחשבון.

אתה יכול לבקש מכל משפחה או משתתף לתרום סכום שטוח לכיסוי עלויות האיחוד. כסף זה צריך להיכנס לחשבון בנק שאתה פותח עם בן משפחה אחר, באופן אידיאלי לא מישהו ממשפחתך הקרובה. שמור על פיקדונות והוצאות שקופים ככל האפשר, אולי עם תקצוב חודשי שתשלח לכולם באופן אלקטרוני.

אתה יכול גם לגייס כסף באיחוד עצמו. בקש מהמשתתפים להביא סחורה תוצרת בית כמו קינוחים, לחמים וריבות כדי למכור לבני משפחה אחרים, כאשר כל ההכנסות יכסו את עלויות האיחוד. אתה יכול גם להפסיק פריטים שנתרמו, כגון:

• שמיכות ביתיות
• תמונות משפחתיות עתיקות שוחזרו ומוסגרו
• ספר בישול ביתי מלא במתכונים משפחתיים ישנים
• עץ משפחה
• ספר אלבומים משפחתי
• יצירות אמנות מקוריות או יצירות אחרות בעבודת יד
• ריהוט עתיק

להגרלה יש פוטנציאל לגייס כסף רב, ובנוסף כל הפריטים יישארו בתוך המשפחה. הגרלה משפחתית של ירושה יכולה להיות אופציה נהדרת לבני משפחה המתמעטים במעבר למגורים דיוריים.

יש משפחות שמגייסות כסף במהלך מפגשיהן על ידי אספקת מזון בחינם אך הפעלת בר מזומנים ומכירת מים וסודה. לשם כך תצטרך להגיש בקשה לרישיון משקאות למשך יום בעיירה או בעיר בה תקיים את האירוע. עשה תחילה את המחקר שלך; ערים מסוימות מעניקות רישיון ליום אחד בלבד לקבוצות ספציפיות, כגון ארגונים דתיים, מלכ"רים, או קבוצות ותיקות, פוליטיות, חינוכיות או אתלטיות. הגש בקשה מוקדמת לעיבוד של יישומים.

5. בקש הפקדה

לאחר שתקצוב תקציב גס, חיוני שתבקש מכל משפחה להגיש פיקדון שאינו ניתן להחזר כספי בתאריך יעד ספציפי. בעת קביעת הסכום קחו בחשבון את המצב הכלכלי של כל משפחה ושקלו לאפשר תשלומים חודשיים במידת הצורך.

בקשת הפקדה שאינה ניתנת להחזרה מבני המשפחה חשובה מכמה סיבות. ראשית, זה נותן לך כמה כספים לביצוע רכישות ולספק פיקדונות לספקים ומקומות. זה גם עוזר לך לקבוע מי באמת יבוא; ברגע שמשפחה התחייבה כלכלית להשתתף במפגש האישי, יש סיכוי שהרבה פחות יחזרו ברגע האחרון.

כדי לעקוב אחר התשלומים, השתמש בשירות כמו MyEvent. MyEvent מאפשרת למשפחתך להירשם למפגש המחודש, לשלם את הפיקדונות או דמי הנוכחות שלהם ואף להגיש תרומות נוספות. האתר גם מאפשר לשלוח סקרים וסקרים, ליצור אילן יוחסין וליצור בקלות באז סביב האירוע באמצעות מדיה חברתית.

6. שקול תאריכים מחוץ לעונה

בטח, זה יהיה כיף לערוך איחוד משפחתי באתר סקי בינואר או בחוף האגמים הגדולים היפה באמצע יוני. אך תשלם דולר עליון אם תישאר בעונת השיא של מיקום.

מקומות רבים מורידים את מחירים ב -50% ומעלה במהלך עונת העונה שלהם, לכן שקלו להתארח באותו אתר סקי ביוני או בבית החוף הצפוני באותו דצמבר. תחסוך כסף ועדיין יש לך הרבה מה לעשות. לדוגמה, לרוב אתרי הסקי ישנם מיילים של מסלולי טיול ורכיבה על אופניים, כמו גם בריכות ואירועים מתוכננים. הליכות בחוף חורפי הן יפות ומרעננות, ורוב החופים הצפוניים פנויים במהלך חודשי החורף, כך שיהיה לכם את החוף לעצמכם.

7. בקשו מחירים קבוצתיים על חדרי מלון

סביר להניח שמשפחתך מפוזרת ברחבי הארץ, מה שאומר שתזדקק לחדרי מלון, והרבה מהם. אחת הדרכים הטובות ביותר לחסוך כסף על חדרי מלון בעת ​​תכנון מפגש משפחתי היא לבקש מחיר קבוצתי, שיכול לחסוך לכם עד 50% ומעלה מהמחיר של החדרים. עם זאת, קבלת הנחה נהדרת לבני משפחה מחוץ לעיר דורשת משא ומתן.

ראשית, הכינו שיעורי בית. בדוק תעריפים מקומיים למלונות וערוך רשימה של כל אחד מהמלונות גובים עבור חדר טיפוסי, וכן אילו שירותים אתה מקבל במהלך שהותך. בשלב הבא, וודא שאתה יודע כמה חדרים תצטרך, כמו גם תאריכים קבועים לצ'ק-אין ולצ'ק-אאוט.

כשאתה מתקשר, בקש לדבר עם המנהל; לנציג הסתייגויות טיפוסי ככל הנראה לא תהיה הסמכות לנהל משא ומתן על שיעורי קבוצות. יידע את המנהל את מספר החדרים שאתה צריך ומתי אתה זקוק להם.

מנהלים מסוימים עשויים לשאול מה התקציב שלך. לעתים קרובות הם משתמשים במספר זה כנקודת מוצא למשא ומתן. במידת האפשר, שמור את זה לעצמך; אתה עשוי לקבל מחיר נמוך יותר אם המנהל אינו יודע את טווח המחירים שלך. דרך מנומסת למנוע מידע זה היא לומר, "אנחנו עדיין מדברים עם בני משפחה שונים כדי למצוא נקודת מחיר שכולם יכולים להרשות לעצמם." הקפד ליידע אותם שאתה קונה; אתה עלול לקבל תעריף נמוך יותר אם הם יודעים שאתה מתקשר למלונות אחרים.

רשמו את שמו של כל מנהל וכן את הצעתו, והודיעו לו את התאריך בו תקבלו את ההחלטה הסופית. בתאריך זה, התקשר אל כל מנהל בחזרה, הודה להם על זמנם והודיע ​​להם על החלטתך. זה באדיבות נפוצה. יש גם סיכוי קטן שהם יעשו לך הצעה נמוכה יותר למשוך את העסק שלך אם תגיד להם שהחלטת להזמין מקום אחר.

8. שקלו חופשת שייט

באופן מפתיע, ספינת שייט הכול כלול יכולה להיות מקום מושלם לאיחוד משפחתי מכמה סיבות.

ספינות שייט יכולות להכיל אנשים במגוון רחב של תקציבים. לדוגמה, בני משפחה בתקציב מתוח יותר יכולים לעתים קרובות לקבל חדרים במחיר של 89 דולר ללילה, בעוד שאנשים עם הכנסה פנויה יותר יכולים לבחור חדרים מפוארים יותר..

הפלגות מורידות גם את רוב הלחץ שבתכנון. הצוות מטפל באוכל ופעילויות. כולכם יכולים לאכול ארוחת בוקר או ארוחת ערב יחד באחת מהמסעדות או חדרי האוכל הרבים, ואז לתכנן מגוון פעילויות מהנות לעשות במהלך היום. תוכלו לבקר בספא עם דודכם, לצפות בילדים ובבני דודים שלהם משחקים יחד בפארק המים, או לקחת מופע עם סבא. אינכם צריכים לדאוג בקייטרינג למפגש המחודש שלכם - או לבצע את מרבית הבישול בעצמכם - או לתכנן "יום שדה משפחתי" מלא בפעילויות שונות. כל שעליכם לעשות הוא להופיע.

יתרון נוסף של אירוח האיחוד המשפחתי באוניית שייט הוא שכולם זוכים לחופשה אמיתית תוך חיבור מחדש לאנשים שהם ככל הנראה לא ראו שנים ואף עשרות שנים..

למרות שחופשות שייט עם הכל כלול הן נוחות וכיפיות, הן גם יכולות להיות יקרות. גם אם תבקיע הרבה על החדר שלך, חשוב לזכור שזו רק תחילת ההוצאות שאתה ובני משפחתך תשלמו.

לדוגמה, מיסים ודמי נמל יכולים להוסיף בין $ 100 ל- 200 $ למחיר הכרטיס שלך. תצטרך לשלם עבור כרטיס טיסה לעיר הנמל וממנה, כמו גם מונית או שירות רכב משדה התעופה לנמל עצמו. אם תסיע את עצמך לנמל, תשלם בדרך כלל 15 עד 20 $ ליום עבור חניה.

אם חבילת השייט שלך אינה כלולה, תצטרך לשלם עבור אוכל ושתייה, שיכולים להסתדר במהירות. לדוגמא, משקה אלכוהולי טיפוסי עולה בין 7 ל -10 דולר ומעלה על ספינת תענוגות, עם תוספת של 15% עד 18% תוספת. קווי שיוט רבים מוסיפים גם תוספת יומית לחשבון הסופי שלך, שעומד כעת על 23 דולר לאדם ליום עבור רוב קווי השייט הגדולים, על פי USA Today..

כפי שאתה יכול לראות, מחיר החדר שלך הוא רק קצה הקרחון - ותמיד לזכור שמחיר החדר הוא לאדם. חשוב שתחקור כמה שייט באמת יכולעלות כל אדם ליום כך שבני משפחתך יוכלו להחליט אם הם יכולים להרשות זאת לעצמם.

9. שקול פארק ממלכתי

אם אירוח האיחוד המשפחתי שלכם באוניית שייט איננו בהישג יד עבורכם ובני משפחתכם, אפשרות נוספת היא לארח מפגש בפארק מקומי או ממלכתי. תוכלו לשכור ביתן, שמגיע לרוב עם גריל פחם, במחיר של 50 עד 100 דולר ליום.

בחלק מהפארקים הגדולים יש בקתות מודרניות או כפריות להשכרה. בדרך כלל, בקתה "מודרנית" יש מים וחשמל, בעוד שבתא "כפרי" אין. השכרת בקתה לבני משפחה מחוץ לעיר יכולה להיות פחות יקרה מאשר השכרת חדר במלון, והתא יכול לספק מרחב שקט לילדים או קשישים לנוח במהלך היום.

בחלק מהפארקים יש גם בקתות או בקתות גדולות להשכרה. אלה יכולים להיות כמה מאות דולרים ללילה, אך אם שלוש או ארבע משפחות נשארות בבניין אחד ומחלקות את העלות, זה יכול להיות מאוד סביר.

לפני שתזמינו בקתה או ביתן, הקפידו לשאול איפה השירותים הציבוריים הקרובים ביותר, כמו גם את המיקום של שירותים אחרים, כמו חוף ים, מגרש משחקים, בריכה או רציף דיג. אם מישהו מהמשפחה שלך משתמש בכסא גלגלים או בהליכון, שאל על חסמים פוטנציאליים שעשויים להקשות על הנוכחות שלהם. בפארקים רבים יש כיום בקתות, ביתנים וגני שעשועים ספציפיים "חסרי מחסום".

הימנע מארח את האיחוד המשפחתי שלך בחג גדול, כמו ה- 4 ביולי או יום העבודה; פארקים ממלכתיים גובים את העמלות הגבוהות ביותר בתאריכים אלה. תרצו להזמין בקתות וביתנים מוקדם ככל האפשר, מכיוון שרבים מהפארקים הממלכתיים מזמינים חודשים - או אפילו שנה מראש..

בעוד שפארקים ממלכתיים יכולים להיות בחירה נהדרת, קחו בחשבון את המיקומים האחרים הללו למפגש מחודש בר השגה:

• גן חיות
• פארק שעשועים
• אתר קמפינג או פארק קרוואנים
• מרכז כנסים או נסיגות דתיים או כנסיות
• גן שעשועים
• ימק"א
• אגם או חוף מקומי

דרכים נוספות להעלאת עלויות

ישנן דרכים רבות אחרות לשמור על איחוד משפחתי במחיר סביר, כולל את הדברים הבאים.

• שמור בתמונות. במקום לשכור צלם, בקש מבני משפחה למלא תפקיד זה. שקול לוותר על דמי הנוכחות שלהם, או אפילו לתת להם מצלמה דיגיטלית, אם הם יסכימו לצלם את האירוע ולארגן את התמונות אחר כך.
• שמור במוזיקה. אם האיחוד שלך יהיה באולם אירועים גדול, בקש מבני משפחה נוטים מוזיקלית לנגן DJ. שוב, כתמריץ, מציעים לוותר על שכר טרחת משפחתם עבור האירוע.
• חסוך במלונות. שקול לשכור כמה בתי נופש ביעד מהנה, כמו למשל בחוף הים או בהרים, ולגרום לכל משפחה לחלק את העלויות באופן שווה. כולכם תוכלו לבשל בבית, מה שיכול להפחית 30% ומעלה מעלויות האיחוד, ויהיו לכם הרבה שולחנות ארוחת ערב להתכנס בהם ולשוחח..
• חסוך על אוכל. אוכל הוא הוצאה אדירה במפגשים. שמור על פשטות על ידי הקמת בר ותן לכולם לתקן את הארוחות שלהם. לדוגמה, אתה יכול להקים בר נקניקיות עם כל ציפוי יצירתי שאתה יכול לדמיין. בר נאצ'ו, בר המבורגר, בר טאקו ובר גלידות בטוחים גם הם להיטים.

מילה אחרונה

האיחוד המשפחתי שלך יכול להיות מדהים מבלי שתצטרך לבזבז הון על שכירת להקה, להכין מזכרות או לקבץ את כולם באתר נופש באיי הבתולה של ארה"ב. (למרות שזה נשמע נחמד, לא?)

הדבר החשוב ביותר הוא שהאיחוד שלכם נותן לכל אחד את ההזדמנות להתחבר מחדש ולחוות את המשיכה החזקה של המשפחה. אלה האנשים שלך. הם אלה שיש לך את הגב ויקלעו לך כשאף אחד אחר לא יצליח. בילוי זמן ביחד בסיפורי סיפורים, שיתוף תמונות, צחוק על האידיוסינקרטיות של זה ואהבת כיף תיצור קשרים וחברויות מלט לא משנה כמה כסף תחליטו להוציא.

האם תכננת פעם איחוד משפחתי או השתתפת באחת? אילו טיפים הייתם חולקים בכדי לחסוך כסף?